Программа оптимизации системы управления  деятельностью предприятия в целях преодоления основных угроз его существованию в условиях экономического кризиса

Угрозы деятельности предприятия.

Все угрозы деятельности для предприятия можно четко разделить на угрозы внутренние и внешние.

Внутренними угрозами мы договоримся называть те из них, которые исходят от управленческих решений, принятых или не принятых в свое время руководителем компании. То есть вследствие ошибок управления предприятием.

Отсутствие четко определенных и ранжированных по важности и очередности целей деятельности предприятия приводит к распылению ресурсов предприятия. Можно назвать множество примеров, когда гиганты проигрывали на своем поле компаниям, обладающим в десятки меньшим объемом ресурсов, как финансовых, так и технологических. Яркий пример – компании Microsoft и Apple, или Kodak и любой другой успешный производитель цифровых фотоаппаратов.

Недостаточная оптимизация производственных и управленческих процессов приводит к высокой себестоимости продукции. С вступлением нашей страны в ВТО это вскоре ощутит «на своей шкуре» множество производственных компаний.

Неэффективные системы бюджетного управления, управленческой учетной политики, финансового планирования и финансового анализа на предприятии

приводят к чрезмерным управленческим расходам.

И все эти проблемы многократно усиливаются за счет слишком низкой скорости изменения производственных и управленческих процессов, которые просто невозможно  скорректировать в соответствии с изменениями требований внешней среды.

Вторая группа угроз связана непосредственно с внешним окружением предприятия.

Владелец и/или руководитель компании обладает незначительным потенциалом по прямому снижению их влияния. Рассмотрим в первую очередь сферу угроз, связанную с  отношениями между предприятиями.

Это проблемы с клиентами, рынками сбыта и поставщиками.

Повышение требований к качеству продукции (услуг) клиентами предприятия происходит одновременно с  уменьшением объема закупок. Это сопровождается значительным и  мало-предсказуемым изменением номенклатуры потребительского рынка, в т.ч. и потребности клиентов в видах продукции (услуг).

Изменение структуры рынка товаров и услуг вызывает разрыв имеющихся цепей поставок продукции (услуг) и рост их стоимости.

В результате происходит снижение чистого дохода от реализации продукции (услуг). Что вместе с усложнением процедуры привлечения кредитных ресурсов приводит к значительному ухудшению условий финансирования деятельности предприятий.

Что мы получаем в итоге?

Высокие издержки -> Низкая конкурентоспособность -> Потеря клиентов -> Банкротство

Способы  оптимизации управления предприятием

Что же мы можем противопоставить этим угрозам? Разделим способы  оптимизации управления предприятием также на две категории.

Внутренние ресурсы, наши возможности в управлении предприятием:

Оптимизация системы управления начинается с выработки оптимальной стратегии предприятия. В любом случае мы должны абсолютно точно знать, каких результатов мы стремимся достичь через определенное количество времени.

Документирование и оптимизация управленческих и производственных бизнес-процессов, разработка циклических процедур их измерения, анализа и улучшения, позволяет оптимизировать организационную структуру  предприятия и повысить эффективность деятельности персонала.

Только после этого становится возможным приступать к оптимизации системы управления финансами.

После того, как мы добиваемся эффективной работы всех перечисленных систем, приходит очередь оптимизации или внедрения  IT-системы предприятия. В противном случае мы сталкиваемся с ситуацией «автоматизации хаоса», которая никогда и никому еще не принесла желаемого эффекта.

В результате мы получаем повышение точности и скорости принятия управленческих решений при изменении внешних условий.

Внешние ресурсы, наши возможности во внешней среде, клиенты, рынки, поставщики:

Оптимизация маркетинговых процедур позволяет снизить стоимость привлечения одного клиента и увеличить общий поток клиентов при том же или даже меньшем бюджете.

Выбор оптимальных сегментов рынка, на которых мы обладаем большим конкурентным преимуществом, позволяет добиться в итоге большей маржи при продаже.

Оптимизация товарной линейки и бизнес-процессов продаж увеличивает средний чек по сделке, среднюю частоту сделок и общую продолжительность времени жизни клиента.

Получение своевременной информации о конкурентах, потребителях, продуктах (услугах), поставщиках, научных разработках, собственных возможностях позволяет нам быстро корректировать стратегию и в конечном итоге повышать удовлетворенность клиентов продукцией/услугой и самое главное, нашей компанией.

Добавляем к выше перечисленному еще и оптимизацию поставок, и получаем итог:

Снижение издержек предприятия -> Получение конкурентного преимущества в условиях быстрых изменений -> Увеличение доли рынка -> Рост объема продаж и прибыли -> Долговременная финансовая стабильность и успех бизнеса

Адаптивный процесс управления предприятием в условиях быстрых изменений внешней среды

Каким же образом предупредить риски реализации перечисленных угроз?

Главный секрет  – сделать процесс оптимизации адаптивным, и использовать постоянные улучшения вместо того, что бы дожидаться очередного кризиса.

Я предлагаю воспользоваться следующуей структурой адаптивного процесса управления предприятием:

• Постановка стратегических целей предприятия
  • Разработка стратегии.
• Детализация целей предприятия
  • Построение стратегической карты предприятия /подразделения (BSC).
  • Оптимизация (разработка) бизнес-процессов
  • Выделение, формализация и описание бизнес-процессов (БП)
  • Распределение ответственности за выполнение БП
  • Разработка и внедрение процессных регламентирующих документов
  • Анализ, оптимизация, совершенствование и реинжиниринг БП
• Определение показателей выполнения бизнес-процессов
  • Разработка BSC-показателей  для владельцев БП
  • Контроль выполнения показателей
• ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
• КОНТРОЛЬ РЕЗУЛЬТАТОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ и ВНЕШНЕГО ОКРУЖЕНИЯ
  • Проведение маркетинговых исследований
  • Конкурентная разведка
• АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ и ВНЕШНЕГО ОКРУЖЕНИЯ
  • Управленческий аудит
  • Финансовый аудит
  • Проведение маркетинговых исследований
• РЕШЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЦЕЛЕЙ

И далее с п.1

Задачи управления предприятием и компетенции, необходимые для их решения.

• Внутренние задачи. Управление организацией

• Внешние задачи. Клиенты, рынки, поставщики. 

Предложение по организации эффективной системы управления деятельностью предприятия в условиях затянувшегося экономического кризиса.

Первоочередными задачами бизнеса в условиях кризиса становится повышение эффективности деятельности компании и реализация программ снижения издержек.

Как правило, сложившаяся в период роста и финансовой стабильности система управления компании предназначена для функционирования в стабильных условиях, когда система успешно работает даже при значительном времени реакции на возникающие отклонения, а длительность и точность принятия решения не оказывает критического влияния на само существование компании. В сложившихся условиях такая практика несет очень высокие риски. В этот момент нужны четкие управленческие решения, ориентированные на достижение главной цели – сохранение жизнеспособности компании и ее места на рынке.

Оптимизация системы управления  и оперативного руководства компанией в кризисный период может позволить повысить эффективность выполнения бизнес-процессов предприятия на 20-70 процентов, повысить скорость реализации управленческих решений в  компании, повысить качество производства продукции и реализации услуг.

Выполнение наших рекомендаций позволит достичь следующих результатов:

• Получено четкое представление о возможностях и угрозах внешней среды, о  сильных и слабых сторонах своего предприятия.
• Выработаны конкретные цели деятельности (от наивысших целей предприятия до целей подразделений), установлены их объективные (измеримые) значения, получена сбалансированная структура взаимосвязанных целей и задач по реализации стратегии развития.
• Установлены точные требования к деятельности персонала предприятия, цели и задачи деятельности, оптимально распределенные  и необходимые для осуществления этой деятельности полномочия и ответственность персонала.
• В соответствии с организационной структурой предприятия выделены центры финансовой ответственности, определена их подчиненность, полномочия и ответственность за соответствующие финансовые показатели. Получен план (бюджет) на период деятельности, определяющий в денежном и натуральном выражении потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения доходов, включая  – бюджет предприятия, функциональные бюджеты и другие бюджеты.
• Каждая цель и задача деятельности предприятия отражена в должностных инструкциях, положениях о подразделениях, положениях о бизнес-процессах, рабочих регламентах и других нормативных актах.  Документально закреплена ответственность персонала (подразделений) за все производственные функции, определены и делегированы соответствующие полномочия.
• Получена система мотивации (стимулирования труда), полностью отвечающая стратегическим целям предприятия в области управления персоналом и финансов.
• Получена информация о текущем состоянии системы управления предприятием, ее преимуществах и недостатках. Деятельность организации представлена как связанная система бизнес-процессов. Для каждого БП определены:
  • результат БП  – цель этой деятельности;
  • владелец БП – ответственный за получение результата процесса и обладающий полномочиями для распоряжения необходимыми ресурсами;
  • исполнители БП – команда специалистов, выполняющих действия процесса;
  • входы БП – ресурсы, необходимые для выполнения и получения результата процесса;
• Порядок выполнения всех функций БП отражен в положениях о бизнес-процессах и других нормативных актах. Документально закреплена ответственность персонала (подразделений) за выполнение производственных функции. Документированы необходимые технологические процессы, нормативы их выполнения, нормативы затрат.
• В каждый момент деятельности предприятия известны значения установленных ранее показателей деятельности и назначены меры для устранения причин их несоответствия. Определены процедуры разработки новых мер воздействия, в случае возникновения непредусмотренных отклонений в деятельности и/или изменений в окружающей среде.
• Выработаны рекомендации по реорганизации методов и форм управленческого учета на базе современных информационных технологий. Минимизировано использование бумажных носителей информации. Минимизированы информационные разрывы в бизнес-процессах предприятия.
• Управленческие решения принимаются на основе актуальной информации о продуктовых линиях конкурентов, инновационных продуктах, работах в области НИОКР, текущих потребностях потребителей и прогноза их изменений.
• Определены требования потребителей, относящиеся к продукции, качеству общения представителей предприятия с потребителями, обработки заказа, передачи товара потребителям, и постпродажного  обслуживания. Определена способность предприятия выполнять эти требования.
• Достигнут устойчивый режим поставок по оптимальной цене. Снижены риски неожиданного прекращения поставок по вине поставщика. Складские запасы соответствуют установленным нормативам.

Программа действий по оптимизации деятельности предприятия в условиях экономического кризиса, предлагаемая нами и нашими партнерами, охватывает весь спектр потребностей бизнеса, структурирована по конкретным мероприятиям  с определенными  сроками их выполнения и конкретными результатами на выходе, что позволяет руководству предприятием эффективно распределять, выполнение каких именно мероприятий выполнить самостоятельно, а каких  – поручить приглашенным консультантам.

(Всего просмотров: 11936 )