Как оптимизировать систему управления предприятием в условиях экономического кризиса
Программа оптимизации системы управления деятельностью предприятия в целях преодоления основных угроз его существованию в условиях экономического кризиса
Угрозы деятельности предприятия.
Все угрозы деятельности для предприятия можно четко разделить на угрозы внутренние и внешние.
Внутренними угрозами мы договоримся называть те из них, которые исходят от управленческих решений, принятых или не принятых в свое время руководителем компании. То есть вследствие ошибок управления предприятием.
Отсутствие четко определенных и ранжированных по важности и очередности целей деятельности предприятия приводит к распылению ресурсов предприятия. Можно назвать множество примеров, когда гиганты проигрывали на своем поле компаниям, обладающим в десятки меньшим объемом ресурсов, как финансовых, так и технологических. Яркий пример – компании Microsoft и Apple, или Kodak и любой другой успешный производитель цифровых фотоаппаратов.
Недостаточная оптимизация производственных и управленческих процессов приводит к высокой себестоимости продукции. С вступлением нашей страны в ВТО это вскоре ощутит «на своей шкуре» множество производственных компаний.
Неэффективные системы бюджетного управления, управленческой учетной политики, финансового планирования и финансового анализа на предприятии
приводят к чрезмерным управленческим расходам.
И все эти проблемы многократно усиливаются за счет слишком низкой скорости изменения производственных и управленческих процессов, которые просто невозможно скорректировать в соответствии с изменениями требований внешней среды.
Вторая группа угроз связана непосредственно с внешним окружением предприятия.
Владелец и/или руководитель компании обладает незначительным потенциалом по прямому снижению их влияния. Рассмотрим в первую очередь сферу угроз, связанную с отношениями между предприятиями.
Это проблемы с клиентами, рынками сбыта и поставщиками.
Повышение требований к качеству продукции (услуг) клиентами предприятия происходит одновременно с уменьшением объема закупок. Это сопровождается значительным и мало-предсказуемым изменением номенклатуры потребительского рынка, в т.ч. и потребности клиентов в видах продукции (услуг).
Изменение структуры рынка товаров и услуг вызывает разрыв имеющихся цепей поставок продукции (услуг) и рост их стоимости.
В результате происходит снижение чистого дохода от реализации продукции (услуг). Что вместе с усложнением процедуры привлечения кредитных ресурсов приводит к значительному ухудшению условий финансирования деятельности предприятий.
Что мы получаем в итоге?
Высокие издержки -> Низкая конкурентоспособность -> Потеря клиентов -> Банкротство
Способы оптимизации управления предприятием
Что же мы можем противопоставить этим угрозам? Разделим способы оптимизации управления предприятием также на две категории.
Внутренние ресурсы, наши возможности в управлении предприятием:
Оптимизация системы управления начинается с выработки оптимальной стратегии предприятия. В любом случае мы должны абсолютно точно знать, каких результатов мы стремимся достичь через определенное количество времени.
Документирование и оптимизация управленческих и производственных бизнес-процессов, разработка циклических процедур их измерения, анализа и улучшения, позволяет оптимизировать организационную структуру предприятия и повысить эффективность деятельности персонала.
Только после этого становится возможным приступать к оптимизации системы управления финансами.
После того, как мы добиваемся эффективной работы всех перечисленных систем, приходит очередь оптимизации или внедрения IT-системы предприятия. В противном случае мы сталкиваемся с ситуацией «автоматизации хаоса», которая никогда и никому еще не принесла желаемого эффекта.
В результате мы получаем повышение точности и скорости принятия управленческих решений при изменении внешних условий.
Внешние ресурсы, наши возможности во внешней среде, клиенты, рынки, поставщики:
Оптимизация маркетинговых процедур позволяет снизить стоимость привлечения одного клиента и увеличить общий поток клиентов при том же или даже меньшем бюджете.
Выбор оптимальных сегментов рынка, на которых мы обладаем большим конкурентным преимуществом, позволяет добиться в итоге большей маржи при продаже.
Оптимизация товарной линейки и бизнес-процессов продаж увеличивает средний чек по сделке, среднюю частоту сделок и общую продолжительность времени жизни клиента.
Получение своевременной информации о конкурентах, потребителях, продуктах (услугах), поставщиках, научных разработках, собственных возможностях позволяет нам быстро корректировать стратегию и в конечном итоге повышать удовлетворенность клиентов продукцией/услугой и самое главное, нашей компанией.
Добавляем к выше перечисленному еще и оптимизацию поставок, и получаем итог:
Снижение издержек предприятия -> Получение конкурентного преимущества в условиях быстрых изменений -> Увеличение доли рынка -> Рост объема продаж и прибыли -> Долговременная финансовая стабильность и успех бизнеса
Адаптивный процесс управления предприятием в условиях быстрых изменений внешней среды
Каким же образом предупредить риски реализации перечисленных угроз?
Главный секрет – сделать процесс оптимизации адаптивным, и использовать постоянные улучшения вместо того, что бы дожидаться очередного кризиса.
Я предлагаю воспользоваться следующуей структурой адаптивного процесса управления предприятием:
- Постановка стратегических целей предприятия
- Разработка стратегии.
- Детализация целей предприятия
- Построение стратегической карты предприятия /подразделения (BSC).
- Оптимизация (разработка) бизнес-процессов
- Выделение, формализация и описание бизнес-процессов (БП)
- Распределение ответственности за выполнение БП
- Разработка и внедрение процессных регламентирующих документов
- Анализ, оптимизация, совершенствование и реинжиниринг БП
- Определение показателей выполнения бизнес-процессов
- Разработка BSC-показателей для владельцев БП
- Контроль выполнения показателей
- ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
- КОНТРОЛЬ РЕЗУЛЬТАТОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ и ВНЕШНЕГО ОКРУЖЕНИЯ
- Проведение маркетинговых исследований
- Конкурентная разведка
- АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ и ВНЕШНЕГО ОКРУЖЕНИЯ
- Управленческий аудит
- Финансовый аудит
- Проведение маркетинговых исследований
- РЕШЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЦЕЛЕЙ
И далее с п.1
Задачи управления предприятием и компетенции, необходимые для их решения.
- Внутренние задачи. Управление организацией
| Задача | Компетенции | Результат |
| Выработка оптимальной стратегии предприятия и планов по ее реализации | Диагностика существующей стратегии предприятия (на основании существующих документов).Документирование и оптимизация стратегии при необходимости. | Информация о текущем состоянии стратегии развития предприятия, соответствия стратегии текущим возможностях и угрозах внешней среды, сильным и слабых сторонам своего предприятия. |
| Стратегический анализ.(SWOT анализ) | Полноценное представление о возможностях и угрозах внешней среды, о сильных и слабых сторонах своего предприятия.Оценка степени влияния этих факторов на существующую стратегию деятельности предприятия. | |
| Разработка/коррекция миссии компании. | Согласованные возможности, миссия предприятия (наивысшая цель его деятельности) и ценности предприятия (какие мы? наши законы/принципы работы). | |
| Разработка стратегических целей.Разработка карт достижения целей.Выработка измеримых показателей достижения целей | Выработаны конкретные цели деятельности предприятия (от наивысших целей предприятия до целей подразделений), установлены их объективные значения (измеримые). Цели разных уровней связаны между собой причинно-следственными связями | |
| Разработка/оптимизация стратегии. | Определены действия по достижению запланированных показателей целей (что делаем) | |
| Разработка оперативных планов достижения целей. | Сбалансированная структура взаимосвязанных целей и задач по реализации стратегии развития. | |
| Оптимизация организационной структуры предприятия. | Диагностика и оптимизация организационной структуры предприятия/ подразделения | Информация о текущем состоянии взаимоотношений между элементами организационной структуры, порядка и процедур служебного взаимодействия. |
| Установление системы показателей служебной деятельности. | Установление требований к деятельности организационных звеньев предприятия. | |
| Установление баланса целей и задач по ресурсному обеспечению, полномочий – ответственности, прав – обязанностям | Точные требования к деятельности персонала предприятия.Установленные цели и задачи деятельности, оптимально распределенные и необходимые для осуществления этой деятельности полномочия и ответственность персонала.Достижение взаимосвязанности всех функций управления, рациональной дифференциации и координации служебной деятельности.Общее информационное поле взаимодействия всех организационных звеньев предприятия | |
| Оптимизация существующей системы управления финансами | Диагностика существующей системы финансового управления предприятием. | Информация о степени соответствия результатов деятельности предприятия долгосрочным финансовым целям предприятия, соответствии значений финансовых показателей деятельности (имущественного положения, ликвидности, финансовой устойчивости, рентабельности, и.т.д.) запланированным. |
| Оптимизация финансовой структуры предприятия | В соответствии с организационной структурой предприятия выделены центры финансовой ответственности, определена их подчиненность, полномочия и ответственность за соответствующие финансовые показатели.Утверждена соответствующая регламентирующая документация. | |
|
| Оптимизация бюджетного управления предприятия | Получен план (бюджет) на период деятельности, определяющий в денежном и натуральном выражении потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения доходов (включает в себя:бюджет предприятия – план, определяющий потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения запланированных доходов;функциональные бюджеты – например продаж, закупок, производства и.т.п.;другие бюджеты, в соответствии с принятой финансовой структурой).Утверждена соответствующая регламентирующая документация. |
|
| Оптимизация управленческой учетной политики предприятия | Разработаны системы учета для нужд бюджетного управления, описывающие связь между учетом на основе статей бюджета и управленческого плана счетов.Утверждена соответствующая регламентирующая документация. |
|
| Оптимизация системы финансового планирования предприятия | Существует система планирования, как структура планов, принципов и регламентов их разработки.Определен набор целевых финансовых показателей для текущего и итогового сопоставления с результатами деятельности.Утверждена соответствующая регламентирующая документация. |
|
| Оптимизация системы финансового анализа | Определены долгосрочные финансовые цели предприятия.Определены финансовые показатели деятельности и их значения:имущественного положения,ликвидности,финансовой устойчивости,рентабельности,и.т.д..Разработаны процедуры сравнения текущих значений показателей с запланированными. |
| Повышение эффективности деятельности персонала | Комплексный анализ кадровых процессов в организации посредством социологических исследований по авторским методикам | Получена оценка состояния:
|
| Разработка базовых регламентов деятельности персонала и должностных инструкций. | Каждая цель и задача деятельности предприятия отражена в должностных инструкциях, положениях о подразделениях, положениях о бизнес-процессах, рабочих регламентах и других нормативных актах.Документально закреплена ответственность персонала (подразделений) за все производственные функции, определены и делегированы соответствующие полномочия. | |
| Подбор персонала. Хедхантинг сотрудников. | «Точечно» подобранные сотрудники, максимально соответствующие корпоративной структуре предприятия. Экономия собственных на поиске, адаптации, обучении новых сотрудников. | |
| Тестирование персонала на соответствие служебным обязанностям. | Для каждого сотрудника составлена характеристика (по определенным ранее критериям), по которой возможно принятие решений: о необходимости обучения сотрудников и их способности к этому обучению, о требуемых навыках, которым необходимо обучить сотрудника и о его потенциале карьерного роста внутри предприятия. | |
| Обучение персонала в соответствии с установленными требованиями. | Целевая группа сотрудников приобрела определенные навыки и успешно ими пользуется в работе. | |
| Разработка мотивационных пакетов (методики стимулирования труда) для существующей системы управления. | Получена система мотивации, полностью отвечающая стратегическим целям предприятия в области управления персоналом и финансов | |
| Документирование и оптимизация управленческих и производственных бизнес-процессов | Диагностика соответствия системы управления предприятием требованиям процессного подхода. | Информация о текущем состоянии системы управления предприятием, ее преимуществах и недостатках. |
| Выделение, формализация и описание бизнес-процессов (БП) | Деятельность организации представлена как связанная система бизнес-процессов.Для каждого БП определены:результат БП – цель этой деятельности;владелец БП – ответственный за получение результата процесса и обладающий полномочиями для распоряжения необходимыми ресурсами;исполнители БП – команда специалистов, выполняющих действия процесса;входы БП – ресурсы, необходимые для выполнения и получения результата процесса; | |
| Распределение ответственности за выполнение БП, рабочих процедур и функций | Определены однозначные связи между функциями каждого БП и структурными звеньями предприятия, ответственными за их выполнение | |
| Разработка и внедрение документов, регламентирующих выполнение БП | Порядок выполнения всех функций БП отражен в положениях о бизнес-процессах и других нормативных актах.Документально закреплена ответственность персонала (подразделений) за выполнение производственных функции.Документированы необходимые технологические процессы, нормативы их выполнения, нормативы затрат. | |
| Оптимизация, совершенствование и реинжиниринг БП | Выбраны более эффективные реализации БП предприятия, достигнута экономия ресурсов при полном выполнении стратегических целей. | |
| Разработка циклических процедур измерения, анализа и улучшения деятельности предприятия. | Мониторинг и измерение удовлетворенности потребителей, аудиты (проверки) эффективности системы управления предприятием, мониторинг и измерение соответствия результатов бизнес-процессов установленным показателям, мониторинг и измерение характеристик продукции.Разработка системы корректирующих действий с целью устранения причин несоответствий для предупреждения повторного их возникновения.Разработка предупреждающих действий, предотвращающих причины возможных несоответствий. | В каждый момент деятельности предприятия известнызначения установленных ранее показателей деятельности и назначены меры для устранения причин их несоответствия.Определены процедуры разработки новых мер воздействия, в случае возникновения непредусмотренных отклонений в деятельности и/или изменений в окружающей среде. |
| Оптимизация IT системы предприятия | Системный анализ для разработки и внедрению информационной системы | Определено текущее состояние информационных технологий на предприятии. |
| Разработка стратегии информационного развития | Разработаны технические требования к информационной системе. Разработан подход к проектированию корпоративной информационной системы предприятия.Определены цели и задачи использования информационной системы, ее характеристики (стоимость, надежность и т.п.) | |
| Разработка технического задания на внедрение информационной системы | Определен состав ИС и порядок ее внедрения, функции, связанные с использованием ИС учтены в бизнес-процессах предприятия. | |
| Разработана программа развития ИС предприятия с учетом возможностей существующих систем и ее участием в БП предприятия. | ||
| Оптимизация бизнес-процессов делопроизводства и документооборота и внедрение информационной системы | Выработаны рекомендации по реорганизации методов и форм управленческого учета на базе современных информационных технологий. Минимизировано использование бумажных носителей информации. Минимизированы информационные разрывы в бизнес-процессах предприятия. Получен прогноз результатов использования информационной системы. | |
| Организация проекта по внедрению комплексной информационной системы. | По результатам анализа рекомендованы методы и формы взаимодействия сотрудников предприятия при внедрении корпоративной информационной системы и ее отдельных компонент. Решение проблем внедрения комплексных информационных систем в конкретных условиях предприятия, оценка рисков. Определение критических факторов внедрения информационной системы предприятия. |
- Внешние задачи. Клиенты, рынки, поставщики.
| Задача | Компетенции | Результат |
| Получение информации о конкурентах, потребителях, продуктах (услугах), поставщиках, научных разработках, собственных возможностях | Создание системы сбора и анализа информации в рамках реализации функций маркетинговой службы предприятия.Анализ внешнего окружения. | Управленческие решения принимаются на основе актуальной информации о продуктовых линиях конкурентов, инновационных продуктах, работах в области НИОКР, текущих потребностях потребителей и прогноза их изменений. |
| Выбор оптимального сегмента рынка | Рыночное позиционирование предприятия, учитывающее стратегию развития, производственные возможности, возможности финансирования, потребности клиентов. | Выбран рыночный сегмент, удовлетворяющий стратегическим целям предприятия. |
| Увеличение удовлетворенности клиентов продукцией/услугой | Создание механизмов обратной связи с потребителями. | Определены требования потребителей, относящиеся к продукции, качеству общения представителей предприятия с потребителями, обработки заказа, передачи товара потребителям, и постпродажного обслуживания. Определена способность предприятия выполнять эти требования.Определены и осуществляются эффективные меры по поддержанию связи с потребителями, касающиеся:а) информации о продукции;б) прохождения запросов, контракта или заказа;в) обратной связи от потребителей, включая жалобы потребителей |
| Оптимизация маркетинговых процедур | Анализ эффективности маркетинговых стратегий (реклама, связи с общественностью – PR, прямой маркетинг, стимулирование сбыта) в выбранном рыночном сегменте.Концентрация ресурсов на более эффективных маркетинговых стратегиях. | Достигнуто желаемое значение эффективности маркетинговых действий (соотношения(объем продаж)/(затраты на маркетинг)). |
| Оптимизация поставок | Анализ рынка приобретаемой продукции/услуг.Формирование альтернативных цепей поставок.Анализ финансово-экономической деятельности поставщиков на краткосрочную перспективу.Согласование взаимовыгодных цен и условий поставки. Управление поставками по требованию. | Достигнут устойчивый режим поставок по оптимальной цене.Снижены риски неожиданного прекращения поставок по вине поставщика.Складские запасы соответствуют установленным нормативам. |
Предложение по организации эффективной системы управления деятельностью предприятия в условиях затянувшегося экономического кризиса.
Первоочередными задачами бизнеса в условиях кризиса становится повышение эффективности деятельности компании и реализация программ снижения издержек.
Как правило, сложившаяся в период роста и финансовой стабильности система управления компании предназначена для функционирования в стабильных условиях, когда система успешно работает даже при значительном времени реакции на возникающие отклонения, а длительность и точность принятия решения не оказывает критического влияния на само существование компании. В сложившихся условиях такая практика несет очень высокие риски. В этот момент нужны четкие управленческие решения, ориентированные на достижение главной цели – сохранение жизнеспособности компании и ее места на рынке.
Оптимизация системы управления и оперативного руководства компанией в кризисный период может позволить повысить эффективность выполнения бизнес-процессов предприятия на 20-70 процентов, повысить скорость реализации управленческих решений в компании, повысить качество производства продукции и реализации услуг.
Выполнение наших рекомендаций позволит достичь следующих результатов:
- Получено четкое представление о возможностях и угрозах внешней среды, о сильных и слабых сторонах своего предприятия.
- Выработаны конкретные цели деятельности (от наивысших целей предприятия до целей подразделений), установлены их объективные (измеримые) значения, получена сбалансированная структура взаимосвязанных целей и задач по реализации стратегии развития.
- Установлены точные требования к деятельности персонала предприятия, цели и задачи деятельности, оптимально распределенные и необходимые для осуществления этой деятельности полномочия и ответственность персонала.
- В соответствии с организационной структурой предприятия выделены центры финансовой ответственности, определена их подчиненность, полномочия и ответственность за соответствующие финансовые показатели. Получен план (бюджет) на период деятельности, определяющий в денежном и натуральном выражении потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения доходов, включая – бюджет предприятия, функциональные бюджеты и другие бюджеты.
- Каждая цель и задача деятельности предприятия отражена в должностных инструкциях, положениях о подразделениях, положениях о бизнес-процессах, рабочих регламентах и других нормативных актах. Документально закреплена ответственность персонала (подразделений) за все производственные функции, определены и делегированы соответствующие полномочия.
- Получена система мотивации (стимулирования труда), полностью отвечающая стратегическим целям предприятия в области управления персоналом и финансов.
- Получена информация о текущем состоянии системы управления предприятием, ее преимуществах и недостатках. Деятельность организации представлена как связанная система бизнес-процессов. Для каждого БП определены:
- результат БП – цель этой деятельности;
- владелец БП – ответственный за получение результата процесса и обладающий полномочиями для распоряжения необходимыми ресурсами;
- исполнители БП – команда специалистов, выполняющих действия процесса;
- входы БП – ресурсы, необходимые для выполнения и получения результата процесса;
- Порядок выполнения всех функций БП отражен в положениях о бизнес-процессах и других нормативных актах. Документально закреплена ответственность персонала (подразделений) за выполнение производственных функции. Документированы необходимые технологические процессы, нормативы их выполнения, нормативы затрат.
- В каждый момент деятельности предприятия известны значения установленных ранее показателей деятельности и назначены меры для устранения причин их несоответствия. Определены процедуры разработки новых мер воздействия, в случае возникновения непредусмотренных отклонений в деятельности и/или изменений в окружающей среде.
- Выработаны рекомендации по реорганизации методов и форм управленческого учета на базе современных информационных технологий. Минимизировано использование бумажных носителей информации. Минимизированы информационные разрывы в бизнес-процессах предприятия.
- Управленческие решения принимаются на основе актуальной информации о продуктовых линиях конкурентов, инновационных продуктах, работах в области НИОКР, текущих потребностях потребителей и прогноза их изменений.
- Определены требования потребителей, относящиеся к продукции, качеству общения представителей предприятия с потребителями, обработки заказа, передачи товара потребителям, и постпродажного обслуживания. Определена способность предприятия выполнять эти требования.
- Достигнут устойчивый режим поставок по оптимальной цене. Снижены риски неожиданного прекращения поставок по вине поставщика. Складские запасы соответствуют установленным нормативам.
Программа действий по оптимизации деятельности предприятия в условиях экономического кризиса, предлагаемая нами и нашими партнерами, охватывает весь спектр потребностей бизнеса, структурирована по конкретным мероприятиям с определенными сроками их выполнения и конкретными результатами на выходе, что позволяет руководству предприятием эффективно распределять, выполнение каких именно мероприятий выполнить самостоятельно, а каких – поручить приглашенным консультантам.
| Виктор Анисимов. Ноябрь 2012г. | |
| http: selfowner.ru – персональный сайт | |
| http: www.facebook.com/hyperprofit – сайт “Повышение прибыли в бизнесе” | |
| Тел. +79173392300 | |
| Skype: Viktor.Anisimov | |
| mailto:Viktor.Anisimov@gmail.com | |
| Twitter: @ViktorAnisimov | |
| YouTube: http://www.youtube.com/TheSelfowner | |
| Скачать бесплатную книгу “Семь секретов повышения эффективности системы продаж” https://hyperprofit.ru/uwcpromo/freebook | |
| Получить технологии для повышения эффективности предприятий и руководителей https://hyperprofit.ru/category/free | |
| Получить бесплатный тренинг “Построение эффективной системы продаж в своем бизнесе” https://hyperprofit.ru/uwcpromo/freetrensales | |
(Всего просмотров: 12243 )