2.02 Персональная эффективность руководителя

Персональная эффективность руководителя

Перспективное управление финансами – руководство для собственника

Продолжаем знакомиться с «лайфхаками» для собственников бизнеса.   В предыдущих статьях мы узнали, как создавать потоки клиентов, как эффективно конвертировать эти потоки в деньги покупателей, клиентов и заказчиков. Даже как организовать стабильное и не обременительное управление бизнесом в целом.
Есть еще одна головная боль собственника и руководителя бизнеса – это управление финансами. И сегодня мы узнаем, какие решения позволяют  от нее избавиться!

«Финансы поют романсы»

Для начала давайте, все-таки, перечислим самые типичные проблемы собственника, связанные с управлением финансами:

  • Нет тотального контроля и управления финансами – только «посмертный» учет по факту, когда нет возможности изменить полученные финансовые результаты
  • Нет возможности смоделировать результаты возможных решений и выбрать оптимальное, приходится рисковать на бизнесе «вживую» и принимать риски
  • Постоянное управление в антикризисном режиме
  • Регулярные кассовые разрывы, возникающие непредсказуемо и всегда в самый неподходящий момент
  • В принципе отсутствует возможность планирования и управления прибылью, что приводит к ее потере в размере до 50%
  • Постоянные  перерасходы и нехватка оборотных средств, вследствие чего приходится пополнять их на маловыгодных условиях
  • Позднее получение отчетов, невозможность своевременного принятия финансовых решений, при этом эти отчеты чрезмерно запутаны, а нужной информации в них нет.

«Как есть» – чаще всего используемые инструменты финансового управления

Как правило, для прогнозирования, управления, и контроля финансов используется  нескольких общепринятых в мировой практике аналитических форм:
Бюджет доходов и расходов, который является, по сути, финансовой моделью предприятия и позволяет вести планирование расходов и контроль лимитов бюджета по каждой из статей, а так же планировать доходы компании и контролировать факт их поступления. На основании чего производить расчет прибыли на периоде планирования. Ведется, как правило, по месячным периодам.

Платежный календарь, предназначенный для управления каждым платежом и поступлением, и позволяющий анализировать уже на основе детальной информации план, прогноз  и факт прибыли по итогам месяца. Самые лучшие платежные календари позволяют, кроме того получать перспективный прогноз финансовых рисков.
Конечно, такие аналитические формы может легко набросать за пару часов в Excel каждый собственник (и если вы их еще используете – самое время этим заняться!), но получению максимального эффекта мешает два серьезных препятствия: проблема ручного сбора и занесения данных по каждому платежу и поступлению, и проблема большого числа версий этих форм при попытках планировать и прогнозировать разные варианты развития событий. Именно поэтому в ручном режиме эти инструменты используются далеко не в каждом бизнесе.
А вот такие производные аналитические отчеты, как Отчёт о движении денежных средств, Отчет по остаткам денежных средств, Отчет о прибылях и убытках, Отчет о дебиторско-кредиторской задолженности, Отчет о налогах, Отчет по проектам причем в прогнозном и фактическом разрезах, к сожалению простыми таблицами Excel, получить  уже не удастся.
Хотя именно эта информация и способна позволить собственнику принимать обоснованные финансовые решения.


«Как хотелось бы» – идеальный инструмент для управления финансами компании

Сначала уточним задачи, которые должен решать такой инструмент:

  • Обеспечить переход от учета к управлению  – дать возможность перейти от «посмертного учета» к «Управлению по отклонениям»
  • Предоставить единый формат быстрого решения любых задач управления финансами
  • Создавать и оптимизировать бизнес-модель предприятия, как в целом, так и по каждому направлению
  • Обеспечить расчет прибыли методом начисления
  • Организовать контроль лимитов по статьям доходов и
    расходов
  • А самое главное, обеспечить ПЕРСПЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ финансами  и дать возможность перейти к управлению перспективой вместо анализа результатов по свершившемуся факту

Для их решения идеальный инструмент финансового управления обязательно должен такими чертами, как:

  • Низкая стоимость внедрения и владения
  • Возможность автоматического быстрого сбора данных для анализа из любых источников – программы бухгалтерского учета, банковских выгрузок, любых собственных аналитических форм на Excel
  • Простое и быстрое планирование в нескольких версиях (план, факт, whatif, риски), план-фактный анализ
  • Легкое изменение данных: версионности, ответственных, контрагентов, расчетных счетов, дат, возможность создавать множество операций по образцу
  • Удобное представление отчетов и возможность настраивать их любую детализацию
  • Возможность использовать как минимум три способа оптимизации оборотных средств, такие как:
    • Контроль и перераспределение излишков денежных средств по будущим остаткам
    • Прогнозирование кассовых разрывов и моделирование вариантов их эффективного преодоления.
    • Контроль лимитов оперативного исполнения бюджета месяца по статьям
  • Способность ведения аналитики  по множеству  юр. лиц, подразделений и проектов
  • Возможность  заложить в бюджет риски проектов
  • Возможность быстро и детально обосновать цифры по доходам и расходам, заложить риски и увидеть реальную прибыль, на которую ваше предприятие может выйти и понять, как ее добиться
  • Жесткий контроль прибыли по каждому из направлений деятельности отдельно и по всей компании
  • Полный контроль платежей и остатков на месяц вперед, позволяющий предвидеть появление кассовых разрывов за пару недель, а значит – успевать их предотвращать
  • Контроль в реальном времени лимитов по статьям затрат, возможность прогнозировать возможные перерасходы, а значит – влиять на прибыль
  • Запас в 2 недели на принятие правильных обоснованных по цифрам решений, с учетом всего бизнеса  за счет управления будущими операциями

В итоге  мы получаем беспроигрышную схему управления финансами своего бизнеса:

1. Разрабатываем основные классификаторы – расходные статьи бюджета, доходные статьи бюджета, основные контрагенты, проекты, расчетные и прочие счета, юридические лица и любые другие центры генерации прибыли и убытков, лимиты по статьям бюджета и т.п.
2. Распределяем, какие доли затрат по каким статьям ложатся на какие проекты и на какие центры генерации прибыли и убытков
3. Заполняем версию «прогноз» платежного календаря на квартал/год по расходам, и получаем планы продаж по фактическим направлениям для выхода на желаемую норму прибыли.
4. Заполняем версию «план» платежного календаря не следующий месяц по расходам, и ожидаемым поступлениям от деятельности.
5. Ведем деятельность, изменяя при необходимости сроки и размеры плановых платежей и заменяя для осуществленных платежей версию «план» на «факт». При этом ежедневно контролируя прогноз прибыли и угрозу наступления кассовых разрывов. Обнаружив отклонение от прогнозируемой прибыли или прогноз кассового разрыва, принимаем решения по изменениям в расходной части (уменьшаем статьи бюджета на этот период, переносим платежи) и воздействуем на персонал для интенсификации поступлений (управленческий пинок) пока отклонение не будет устранено.
6. Планируем следующий месяц работы. Простым копирование переносим расходную часть в план следующего месяца, изменяем версии расходных платежей на «план», заполняем версию «план» платежного календаря на по ожидаемым поступлениям от деятельности.
7. Повторяем пункты 5 и 6 до окончания года.
8. Дополнительно, ежемесячно, на основе  вторичных аналитических форм анализируем эффективность своего бизнеса в целом и принимаем решения по его оптимизации:

На основе Отчета о проектах  – решения об остановке и запуске проектов

На основе Отчета о дебиторско-кредиторской задолженности -с какими контрагентами продолжать работу


На основе Отчета о налогах  – способы их оптимизации.

А по каким пора готовить судебные иски

В итоге вы, как собственник, полностью перестаете зависеть от доброй воли и квалификации ваших бухгалтеров. Лично мне такая свобода в управлении бизнесом очень нравится.

Как решить

Вы можете мне возразить, что не прочитали в этой статье ничего нового, и не узнали такого, чего нельзя получить при помощи бухгалтера и программы 1С:Бухгалтерия или 1С:Предприятие.
Не соглашусь! Самое большее, вы можете похожие по содержанию отчеты только при весьма глубокой настройке аналитического учета 1С, только руками бухгалтера (причем – только высококвалифицированного, а значит – дорогого), а самое грустное – только по свершившемуся факту  за период не короче месяца, и только по каждой компании отдельно.
И уж точно с использованием 1С вы не сможете получить аналитики на любую перспективу, на любой период,  в консолидированном виде по всем вашим направлениям бизнеса (включая те, по которым вы не ведете бухгалтерского учета) и с разбивкой по конкретным проектам – как внутри одного предприятия, так и захватывающего несколько компаний.
Я тоже постоянно сталкивался с рисками неоптимального финансового управления – и как наемный руководитель компаний, и как основатель собственного бизнеса. И на протяжении многих лет пробовал  различные инструменты решения этой проблемы, которые по степени защиты от финансовых рисков можно условно разделить на 3 категории.
Первая – управленческий учет по аналитическим статьям расходов и доходов в программах 1С:Бухгалтерия или 1С:Предприятие. Плюсы – вы понимаете, в каком размере и по каким статьям компания совершает расходы. Минусы – это посмертный учет. Расходы уже совершены, а доходы уже получены, и вы не в состоянии оказать на их размер никакого влияния. Полное отсутствие страховки от кассовых разрывов.
Вторая – Внедрение бюджетирования с использованием Excel. Плюсы –  вы планируете свои расходы, и можете хотя бы приблизительно спрогнозировать  общую прибыль за продолжительный период, например квартал или год. Вы можете контролировать соблюдение пределов расходов по статьям бюджета. Минусы – при возникновении незапланированных расходов у вас нет возможности    оценить  их влияние на прибыль даже в масштабах года. Требуется привлечение специалиста по финансам для создания и поддержки актуальности системы бюджетирования
Третья  – системы Business Intelligence. Минусы  – подавляющее большинство дорого внедрять. Плюсы – все те возможности, которые я описал выше.
Я попробовал управлять бизнесом, используя все три категории управленческих решений, но наилучшего результата мне удалось достичь, только когда я перешел на продукт из категории Business Intelligence – JFOR BI: БЮДЖЕТИРОВАНИЕ.

Так что все, что написано в статье  – результат моего практического опыта.
Буду рад, если этот материал оказался вам полезен и показал путь к оптимизации управления финансами для вашего бизнеса. Понятно, что рамки статьи не позволяют более подробно описать все шаги практической оптимизации финансового управления, да и наверняка я не смог даже просто перечислить все возможные проблемы в этой области.  Если вас заинтересовало содержание этой статьи, но остались вопросы – обращайтесь. С радостью помогу вам советом.
Статья была написана специально для журнала «Деловой Волгоград».
До новых встреч!
Виктор Анисимов.
Эксперт по увеличению продаж и развитию бизнеса,
старший управляющий партнер Агентства «Повышение прибыльности и управляемости бизнеса»

Как повысить продажи и прибыль в своем бизнесе


Тел. +79093889900

(Всего просмотров: 656 )

Профессиональная эффективность руководителя. Часть 1

Профессиональная эффективность руководителя в первую очередь определяется его профессионализмом в таких группах ключевых компетенций, как управление временем, целеполагание и целедостижение, управление организационной культурой и управление проектами.
Так же профессиональный руководитель должен владеть принципами операционного управления:

  • выделение бизнес-процессов
  • распределение ответственности
  • организация контроля
  • управление мотивацией на основе KPI.

Все эти компетенции  последовательны и зависят друг от друга. Как в пирамиде  – что бы она была построена надежно, следует позаботиться об основании. Каждая из этих тем опирается на предыдущие. Попытки решить последующие вопросы без решенных предыдущих- крайне неэффективны.
В первую очередь для эффективного управления для профессионального руководства нам необходимы такие вопросы, как делегирование. На мой взгляд, следует разделить компетенции руководителя на 3 группы:
1. Личные качества руководителя
2. Управленческие компетенции
3. Профессиональные компетенции
Руководитель любого уровня должен обладать набором сбалансированных профессиональных компетенций. Например, нельзя быть только чистым управленцем и не разбираться в профессиональных вопросах, ваши подчиненные просто будут «разводить» вас, рассказывая, как они устают, открывая и закрывая сотни файлов :). И бесполезно быть профессионалом в предметной области, не умея управлять. Проклятье таких руководителей – «если хочешь, что бы было сделано хорошо, сделай это сам». Но подумайте сами, возможно ли в одиночку успевать выполнять задачи целого подразделения?

Личные качества эффективного руководителя

Начнем с управления собой. Саморазвитие  – это умение чему-то учиться. Устойчивость и упорство в достижении поставленных целей – это личная воля. К сожалению, люди, у которых этого качества оказывается недостаточно, редко достигают чего-то большого в жизни. Нацеленность на результат – Обычная ловушка в любой деятельности – увлечься самим процессом или его совершенствованием перестав контролировать результат. Такие руководители никому не нужны.
Так же обратим внимание на качества, которые зависят от умения воздействовать на других людей. Это умение убеждать и вести за собой – лидерство и умение принимать ответственность за решение и исполнять его.

Управленческие компетенции эффективного руководителя

1. Постановка задач и делегирование.
Немного позже мы обсудим, как меняется правил постановки задач в зависимости от исполнительской зрелости вашей команды. И как развивать эту зрелость.
2. Умение выстраивать взаимодействие внутри команды.
Поставить задачу и распределить ее между людьми не дает гарантию того, что люди сработаются. Внутрикомандное взаимодействие – вещь тоже достаточно сложная.
3. Умение мотивировать и развивать персонал.
Люди дают гораздо больший результат, если они уверены, что их деятельность приносит пользу и для них самих. Мотивация и состоит в том, что бы объяснить, чем полезна эта работа (кроме зарплаты) каждому члену вашей команды.
4. Способность убеждения и оказания влияния.
Оказывается это тоже компетенция. Которую можно и нужно развивать!

Профессиональные компетенции эффективного руководителя

Как правило, человек должен сам уметь делать то, чем он руководит.  Если этот руководитель уровня начальника отдела, начальника подразделения – это один набор профессиональных компетенций. Если это уровень управления компанией, то это другой, еще больший набор компетенций.
Давайте остановимся на наборе профессиональных компетенций, которые необходимы для руководителя компании:

  • Использование ресурсов ( человеческие, финансовые, временные).:
    • Определение необходимого количества
    • Распределение нагрузки
    • Контроль использования
    • Получение обратной связи.
  • Управление информацией(имеется ввиду управление управленческой информацией):
    • Построение системы ключевых показателей
    • Сбор информации
    • Проверка достоверности
    • Анализ
    • Обратная связь
    • Предоставление информации
    • Разграничение доступа к информации.

Не секрет, что даже внутри отдела появляется информация, которая нежелательна для знания всеми сотрудниками (например – размер заработной платы каждого, особенно если у вас грамотно построенная мотивация). Соответственно Разграничение доступа к информации становится обязанностью руководителя. Вы принимаете решение кому и что рассказывать. Если эта информация не необходима для работы  определенным сотрудникам, то вы ее им не предоставляете.  Обязательно следует изолировать от подчиненных оценочную информацию  ту, на основании которой вы принимаете управленческие решения.

  • Управление развитием предприятия.

Компетенция,  необходимая только для уровня управления организацией. Это стратегический анализ, постановка стратегических целей, контроль выполнения целей.

  • Управление бизнес-процессами предприятия:
    • Контроль соблюдения стандартов процессов.  Если мы хотим получить максимальный результат в команде, которая нам доверена, то мы должны контролировать соблюдение бизнес процессов так, как они записаны. Если они не записаны, то мы их создаем
    • Выявление системных ошибок в работе. Понятно, что есть ошибки, которые связаны с нерадивостью сотрудников, а есть ошибки, потому что процесс неправильно прописан. Может, он был правильный в свое время, но ситуация изменилась.  И в этом случае получается, что радивый сотрудник, правильно выполняя предписанные действия  получает неправильные результаты.
    • Оптимизация. Процесс изменения бизнес-процессов по выявленным
    • Управление организационными изменениями. Люди – существа инертные и любые изменения, которые мы хотим внести в работу наших подчиненных, требует специального управления этим процессом. Недостаточно зайти и сказать «все, работаем по-новому». В лучшем случае будет саботаж, если только корпоративные изменения не входят в корпоративную культуру.  В худшем – вас просто проигнорируют или подставят.
    • Управление продажами и маркетингом. Руководитель обязан разбираться в управлении продажами и процессом привлечения клиентов, потому что это – основа деятельности любой коммерческой организации.

Самодиагностика компетенций руководителя

Ранее мы рассмотрели список компетенций руководителя. Теперь я расскажу, как определить, какие компетенции вам необходимо развивать в первую очередь.
Составляем вот такую таблицу по каждой из групп компетенций:

  • Мотивация подчиненных.

Разумеется, предложенные списки компетенций не истина в конечной инстанции. Вы можете дополнять этот список тем, что на Ваш взгляд необходимо и вычеркивать ненужные, по вашему мнению, компетенции.
Затем, Вы выписываете все ваши процессы, которые вы совершаете, выполняя ваши обязанности. И сопоставляете, какая, на ваш взгляд, компетенция необходима для успеха того или иного процесса. После этого делаете фотографию рабочей недели.
Просто пишете, сколько раз у вас был выполнен тот или иной процесс и сколько раз он был выполнен успешно. И после этого заполняете таблицу и сразу понимаете, над чем надо работать.

Давайте вспомним визуализацию уважаемого Маслоу.

Еще один элемент мотивации верхнего уровня – понятие «потока».В плане нашей с вами темы нижний уровень пирамиды отвечает на вопрос наших подчиненных «зачем нам вообще работать?». Для того чтобы вам было что есть, где жить и т.д. Оставшиеся части этой пирамиды являются ответом на вопрос «а зачем нам стараться работать?». Это для тех людей, которые хотят расти дальше и готовы вкладывать в карьерный рост свои силы.
Ваша задача, как руководителя – обнаружить и выделить таких людей среди доступных вам ресурсов. Тех, кто занимает более проактивную позицию, и тех, на кого вам будет возможно опереться в своей работе.   Это необходимо, потому что информационный разрыв между уровнями управления ни кто еще не смог отменить. Информация по дороге на верхние уровни  обобщается и сглаживается. Все руководители более низкого уровня говорят «у нас все здорово». Мало, кто говорит «все плохо». Поэтому ликвидация информационного разрыва через неформальные коммуникации – это тоже компетенция профессионального руководителя. В том числе организация того, чтобы обмен информацией шел так, как вы считаете правильным, а не так, как сложится.
Выявление тех самых неформальных лидеров, работа с ними, привлечение их на свою сторону – это то, что уже вышло за рамки нашего описания компетенций руководителя, но без чего большого успеха достичь трудно.

Тренировка личной эффективности

В зависимости от степени сложности  задачи и степени мастерства людей, их выполняющих,  у них возникают разные ощущения и эмоции.
Если простая задача, которая не требует высокого мастерства, попадает в руки к «мастеру», то она вызывает апатию.  Мастер делает простую работу легко, не напрягаясь и не испытывая удовольствия.
Наоборот, если мастерство низкое, а задача сложная, то мы начинаем волноваться. А если степень важности задачи еще и высока, то работник впадает в панику. Идеально, когда совпадает уровень сложности задачи и соответствующий ей уровень компетенций сотрудника. Это состояние «потока». Яркий показатель того, что вы в потоке – это когда вы не замечаете времени или усталости. Такое бывает и в отдыхе, но в работе бывает чаще. Занятие любимым делом чаще вызывает состояние потока. К этому состоянию желательно стремиться самим и то, что желательно отслеживать у ваших подчиненных. Если вы будете давать задачи на уровне их компетентности, то людям будет интересно, и они будут получать от этого удовольствие.

Эффективность – пропорциональное соответствие ожиданий в Ваших планах и поступках – и фактически полученного результата (от 1 % до 100 % )
Вы легко можете измерить эффективность любой вашей деятельности. Вот вы что – то собрались делать, запланировали результат и потом на практике сравнили, какой результат  вы получаете. Эта разница – есть процент вашей эффективности.
Зрелость – степень принятия ответственности за свои желания и поступки.
Целостность  – баланс ваших  ментальных, эмоционально-чувственных и телесных, двигательных процессов
Личная стратегия – наиболее устойчивый, привычный способ действий в тех или иных ситуациях

А теперь – о коучинге. Наверняка вы знакомы с этим понятием. И уверены, что это сложно, долго, дорого, и занимает много сил. В чем то вы правы.
Но вот вам легкий рецепт самокоучинга. Попробуйте – если вы никогда такого еще не делали, результат можно сильно удивить вас (в хорошем смысле) 🙂

Для того, что бы  стать коучем самому себе, достаточно научиться выполнять 4 простых шага:

1. Определение истинных желаний. Истинность желания определятся по телесным ощущениям. Достаточно представить, что вы исполнили это желание. Если возникает радость до  «бабочек» в теле – то желание истинное. Если никакой радости кроме облегчения от завершения – скорее всего это желание навязано вам социумом или конкретными людьми. В топку!
2. Обследование реальности. Анализируете обстановку и думаете, как можно реализовать ваши желания.
3. Список возможностей. Вы выбираете оптимальные пути к достижению ваших желаний и создаете набор задач, которые должны реализовать эти возможности и привести вас к вашим желаниям.
4. Намерения (то, что надо сделать) Помните – путь в тысячу ли начинается с одного шага!
5. Подведение итогов после того, как всё сделано и насколько вы достигли своего желания. И, соответственно, коррекция целей, либо поиск новых

Совсем не сложно, не так ли?

 

Целеполагание

Мы акцентируем внимание на важности для руководителя темы управления собой. Невозможно управлять другими людьми, если не управляешь собой. Это аксиома. Потому что иначе, люди за миллионы лет эволюции, умеют бессознательно чувствовать, насколько человек подвержен влиянию других. Отвлечь можно любого человека.  Если вы не умеете держать свои цели в фокусе, то вы не можете эффективно заставлять других людей действовать в ваших интересах.Трудно запланировать сразу все шаги, которые приведут вас к цели, если цель достаточно значительна. В силу того, что наше мышление делится на две части, сознательную и бессознательную, лучше распределить между ними части задач по достижению ваших целей, согласно их компетенций.
Сознательная часть разума отлично способна сформулировать цель, но с большим трудом способно спланировать тысячи и десятки тысяч промежуточных действий на пути к поставленным целям.
Бессознательная часть разума отлично подбирает лучшие варианты действий, но совершенно не способна к целеполаганию.
Потому что, когда мы пытаемся сознательно достигать серьезных целей, мы тратим так много  сил и времени, что потом не остается сил насладиться достигнутой целью, если мы вообще ее достигаем.
Поэтому воспользуемся лестницей роста – намечаете первый шаг, вы поднимаетесь на эту ступеньку, дальше идете следующей.  Кстати, этот способ хорош еще тем, что со временем и лучшая цель может для вас измениться, так вы убережете себя от достижения давно поставленных целей, которые  сейчас вам совершенно уже не нужны.

Цели бывают двух видов:

Цели-факты описывают какое-то конкретное внешнее достижение.
Цели-навыки представляют собой изменение ваших способностей.
Конечно, цели-факты нужны, важны и так далее, особенно, если это касается материальных благ, но лучшие цели – это цели-навыки.

Рассмотрим некоторые примеры целей-навыков:
Покончить со стрессом. Цель негативная и в таком виде нереализуема.  «Покончить» – это негатив. В таком виде оно не работает, а «получить душевное равновесие»  – работать будет.
Улучшить навыки слушания других людей. Кстати, тоже проблема. Если мы хотим управлять, то мы должны научиться слышать желания других людей. Мы, конечно, силой можем навязать, если положение нам позволяет, но если мы найдем человека, который будет достигать собственную цель, выполняя то, что нужно нам, то он сделает это с гораздо меньшими усилиями и большим удовольствием, а как следствие, и с лучшим результатом. А узнать цели людей невозможно, не научившись их слышать.

Модель иерархии целей

Наверняка вы сталкивались с тем, что когда записываешь цели, список получается очень большим. При этом ваши цели еще и относятся к совершенно разным категориям. Не понятно, что важнее и с чего начать. Попытки расставить эти приоритеты, когда есть один большой список,  приводят к тому, что приходится все это занятие откладывать на потом. Поэтому нужно выстраивать иерархию целей, четко отделяя цели от проектов, которые ведут к достижению этих целей. Соответственно, лучше рассматривать цели как проекты и выстраивать несколько уровней задач в этих проектах.
Практика показывает, что более 4х уровней задач, как правило, не работает. Просто для нашего сознания это получается слишком сложно.
Поэтому я предлагаю остановиться на таком делении:

4 базовых вектора и пространство целейВверху миссия – ради чего это делается. Соответственно из этого вы определяете, какие цели позволяют вам реализовать вашу миссию. Далее вы планируете, как вы эти цели будете достигать и идете к практическим шагам. Разбиваете на проекты, на задачи, на подзадачи.
Но опять же, я бы не увлекался тщательным построением иерархии. И самое главное – выделяется совершенно четкая категория – это действия. Это то, что нужно совершить. Если у вас есть подчиненные, то разбив способы достижения целей на проекты, делаете эти проекты целями ваших подчиненных. И точно так же вы учите их правильно разбивать способы достижения целей на проекты, задачи и действия.
Без этого механизма очень сложно достигать результата. И пока вы не научите этой технологии подчиненных, скорее всего, они не смогут  работать с желательной для вас эффективностью.
Как определить, дошли вы до стратегически важного действия или еще нет? Естественно, оно должно быть связано с одним из проектов или с одной из ваших целей. Самое главное – оно не зависит от других действий, т.е. вы можете это сделать в любой момент. К примеру, для того, чтобы сменить лампочку, нужно сначала снять лампочку, посмотреть  ее тип, после этого нужно найти ее в магазине, купить. После этого ее надо вкрутить. Так вот, если у вас стоит задача «заменить лампочку», а она еще там, сгоревшая. Соответственно вам нужно будет найти лестницу, чтобы эту лампочку выкрутить.

Простой механизм от Тимура Гагина и Алексея Кельина, который в десятки раз поможет вам снизить усилия по постановке целей:


Обстоятельства
. Мы говорили о лампочке. И вот мы не можем выкрутить лампочку, потому что нас нет в помещении сейчас.Дело в том, что на наше движение в сторону целей влияет на несколько важных параметров:

  • Чужие желания. Не всегда мы вольны распоряжаться своими действиями только так, как мы хотим. Надо обязательно учитывать желания других людей.
  • Собственная инерция. Вы уже начали что-то делать. Вы уже куда-то движетесь.
  • Собственные намерения. Чего же вы хотите в данный момент.

Если эти вещи представить в качестве векторов, то они создают направления движение. Если вы хотите достигать целей с меньшими затратами ресурсов, то цели надо ставить в той области, куда направлен ваш общий вектор, либо героически преодолевать сопротивление того или иного обстоятельства.

Пространство целей

Что делать, если самые вкусные цели лежат сильно в стороне от получившегося вектора движения? Тогда просто формулируем цели и откладываем их в «копилку». «Я бы хотел получить  вот это, когда у меня будет возможность это реализовать».  Вы об этих целях помните, но сейчас совокупность обстоятельств не позволяет эти цели легко достичь.
Однако, тем не менее, если ситуация изменится, и вектор развернется в нужную сторону, тогда эти цели станут легкодостижимыми.
Поэтому первое правило – вы ставите бесконечное множество равных целей, но не все из них активные и соответственно осуществляете эти цели по мере изменения вектора направления движения.
Второй механизм – используем вилку целей. Если любая реакция на ваши действия вас будет устраивать, то вам гораздо легче будет принимать нереализованные цели.
И третий момент  – избегаем тоннельные цели (пока ты не достиг конкретной цели, ничего другое реализовать не удастся) и отдаем предпочтение многонаправленным целям  (каждый шаг к достижению такой цели приводит к открытию возможностей достижения других целей).
В общем – как можно сильнее увеличиваем пространство возможностей.

Модель завершения дел

Практически всегда получается так, что часть целей остается в «подвисшем» состоянии, когда нет достаточных ресурсов, что бы дойти до конца.
К сожалению, людям не свойственна стратегия принятия убытков. Мы часто продолжаем вкладывать новые деньги или другие ресурсы в убыточное дело в надежде, что когда-нибудь все вложения вернутся с прибылью.
Фиксировать убытки – крайне тяжелое для человека занятие. В том числе убытки в делах. Вы вложили туда ресурсы: душу, силы, и как же от этого отказаться? В результате мы обрастаем «хвостами» из незаконченных дел и недостигнутых целей, которые в итоге поглощают все наши ресурсы.
Поэтому, если мы хотим иметь ресурсы для новых дел и целей, то еще на стадии планирования проекта мы должны обозначить условия выхода из этого проекта. Поэтому, если вы видите, что ваш проект выходит за запланированные временные рамки, вы должны либо добавить усилий и доделать его, либо отказаться без сожалений.
Пока вы обременены несделанными обязательствами, вы живете в прошлом. И вы получаете еще один вектор, направленные против любого вашего движения. Поскольку, число ресурсов, которые можно направить на достижение ваших целей, ограничено, Вам следует отказаться от таких хвостов. Иначе мы лишаем себя выбора направлений и ресурсов для достижений желаемых целей.
Сомнения разъедают мотивацию. Стоит об этом помнить.

5 элементов мобильности

Понятие мобильности как раз предполагает согласиться с тем, что вы способны к изменениям. Мобильность – это и есть способность к изменениям. Согласиться с собой, что вы способны изменяться. Мобильность бывает разная. Бывает реактивная, как у бильярдного шара, который что-то стукнуло, и он куда-то покатился. А бывает проактивная. Ваши цели вы должны выбирать исходя из проактивности.

Сопротивление изменениям

Людям свойственно сопротивляться изменениям, потому что мы так устроены. Сопротивление изменениям предназначено сохранять status quo  – текущего положения. Сотни тысяч лет эволюции приучили нас к тому, что новое может быть опасным. Поэтому если все устраивает, то ничего менять не надо. Так мы устроены психологически и физиологически.
Сопротивление изменениям будет всегда. Вы должны понимать, что это ваше внутреннее сопротивление и сопротивление тех, кого вы заставляете изменяться.
Польза от этого сопротивления удерживает нас от глупых или опасных поступков.
Но, к сожалению, мы сопротивляемся риску в том числе и необходимых изменений, тем самым теряем возможность получить лучший результат.

Для нас это выглядит так, что какой то внутренний голос (назовем его гремлином)
Начинает приводить нам аргументы, которые удерживают нас от тех или иных поступков:

  • «Я должен быть сильным», чтобы повести слабых.
  • «Нельзя зависеть от окружающих»
  • «Им не понравится, если я …»
  • «Я не смогу добиться успеха в одиночку…»
  • «У меня нет ответов, таланта, опыта, тех качеств, которые им нужны …»
  • «Я – личность совершенно бесхребетная и не довожу дело до конца»
  • «Я придумаю что-нибудь лучше, если подожду»
  • «Я должен уделить этому больше внимания. Незачем так спешить»

Это как раз те причины, которые незаметно переводят нас в занятие процессом вместо того, что бы доводить дела до конца.
Это общая проблема последнего шага. Сделать последний шаг – это значит получить результат и принять на себя ответственность. А пока мы этот шаг не сделали, то и негативные последствия (к сожалению, также и позитивные) мы не получаем, потому что мы еще в процессе.
Очень трудно  перебороть страх последнего шага, потому что чаще всего мы озвучиваем совсем другие причины задержки. Единственное, что помогает – просто помнить об этом. Также вам нужно знать, что сопротивление не учитывает ваших дальних целей.

(Всего просмотров: 593 )

Личные качества успешного руководителя

Начнем с управления собой. Саморазвитие – это умение чему-то учиться. Устойчивость и упорство в достижении поставленных целей – это личная воля. К сожалению, люди, у которых этого качества оказывается недостаточно, редко достигают чего-то большого в жизни. Нацеленность на результат – Обычная ловушка в любой деятельности – увлечься самим процессом или его совершенствованием перестав контролировать результат. Такие руководители никому не нужны.
Так же обратим внимание на качества, которые зависят от умения воздействовать на других людей. Это умение убеждать и вести за собой – лидерство и умение принимать ответственность за решение и исполнять его.
Если вам понравился этот пост, сделайте следующее…

1. Поставьте «лайк».

2. Сделайте ретвит.

3. Поделитесь этим постом с друзьями в социальных сетях.

4. И конечно же, оставьте свой комментарий ниже 🙂

(Всего просмотров: 347 )

7 шагов к личной свободе собственника при полном контроле бизнеса. Освобождение от рабства в собственном бизнесе.

В прошлой статье я ознакомил вас с мобильными помощниками современного делового человека. Эта статья  – продолжение темы, она адресована людям, занимающимся бизнесом, которым нравится их дело, но которые хотят делать его более эффективно, сохраняя высокое качество собственной жизни, не касающейся бизнеса.
Вы узнаете, как получить возможность повысить уровень вашей личной свободы, снизить привязанность к конкретным рабочим местам, сохраняя и повышая при этом результативность вашей деятельности. Мы хотим, чтобы вы сами определяли, насколько много времени вы хотите уделять собственному бизнесу, при этом сохраняя абсолютный контроль над его деятельностью и над его результатами.
Проблемы, которые мешают нам в бизнесе
Вспомните, сколько времени вы проводите в пробках по дороге в офис и обратно, насколько сильно влияют на вас и на вашу загруженность ситуации с внезапными болезнями или увольнениями ключевых сотрудников, к каким стрессам и срочным тушениям пожаров вами приводят сбои в работе из-за забытых кем-то задач, поручений, обязательств на всех уровнях, начиная от вашего и заканчивая уровнем самого крайнего исполнителя. 
Наверняка вам приходилось сталкиваться с ситуациями переваливания подчиненными принятия решения на вас как на руководителя. Я уверен, что все сталкивались с ситуациями, когда резко падает производительность сотрудников при вашем отсутствии на рабочем месте.
Плохая новость – пока в вашем бизнесе возможны такие ситуации, ни о каком удаленном управлении не может быть и речи. При той управленческой культуре, для которой характерны такие ситуации, попытка перейти к дистанционному управлению приводит к полной остановке бизнеса и, скорее всего, его развалу. 
Что же нужно предварительно сделать для того, чтобы подготовить ваш бизнес к практике удаленной работы и удаленного управления и добиться цели совмещения своей бизнес-активности и комфортного образа жизни?
Правильная организация управления бизнесом
Первый шаг  – организация измерения промежуточных показателей эффективности бизнеса (KPI). Необходимо определить количественные метрики KPI по результатам работы каждого подразделения. Например, для компании в целом это будет выручка, прибыль, экономия расходной части бюджета и перерасход нормативов.
Для подразделения продаж это может быть информация по объемам произведенных продаж и прогнозам будущих сделок, количество клиентов, количество потенциальных клиентов, количество открытых сделок по привлечению клиентов, в том числе и такой немаловажный показатель, как рентабельность продаж.
Для маркетинга это может быть генерируемый им входящий поток клиентов и стоимость привлечения одного потенциального клиента, для обслуживающих подразделений – своевременность поставок или оказания услуг внутренним клиентам, количество  внутренних рекламаций и нарушение времени реагирования на события. 
Второй шаг – организация управления на уровне бизнес-процессов и проектов. Источник загруженности и перезагруженности как вас в качестве руководителя, так и любого сотрудника на любом уровне в отсутствие четкого понимания, какие процессы являются регулярными, а какие – проектными, и как следствие – попытка управлять всеми процессами бизнеса в ручном режиме.
Утром раздать каждому сотруднику кто что должен делать, в течение дня  – проверить как все делается, и делается ли вообще, а вечером – получить от каждого сотрудника отчет о проделанном. Знакомая ли картина?
Регулярные процессы – это рутинные процессы, это те действия, которые с какой-то периодичностью происходят внутри компании.
Именно для них обязательна регламентация максимальная регламентация,  включая такие параметры, как условие начала выполнения, необходимые ресурсы, обязательные результаты, критерии метрики успешности их выполнения и как эти результаты влияют на метрики  KPI сотрудника, несущего персональную ответственность за выполнение и результаты каждого такого процесса.
Каждый владелец процесса должен понимать, что произойдет, если этот процесс будет выполнен, не выполнен, выполнен с нарушением временных характеристик или выполнен с нарушением ожидаемых результатов, и как это будет на его зарплату.
Те же процессы, которые возникают нерегулярно, или на момент их возникновения еще до конца не известно, как они будут выполняться, являются проектными и выполняются по правилам управления проектами.

Третий шаг  – организация единого информационного пространства внутри компании. Создайте отдельные структуры для хранения разных категорий информации, как минимум – справочной информации (например, тех же регламентов, технической справочной информации), отчетной информации (форм для сбора упомянутых выше метрик), и рабочей информации.
Не всем в компании нужно знать всю информацию, поэтому обязательно организуйте разграничение доступа к информации в зависимости от должности, сферы ответственности, выполняемых проектов и процессов.
Например: каждый сотрудник имеет личное рабочее пространство, руководитель подразделения контролирует личные рабочие пространства сотрудников плюс общее рабочего пространство подразделения. Руководители вышестоящего уровня контролируют рабочие пространства подразделений, входящих в их зону ответственности. Временные рабочие структуры, созданные между подразделениями, имеют свои рабочие пространства, которые контролируются кураторами структур.

Четвертый шаг – реализация онлайн доступа к необходимой для удаленной работы информации. Для руководителя  – как минимум отчетность, как максимум  – вся информация. Для сотрудника  – личная рабочая область плюс общее рабочее пространство подразделения.
И позаботьтесь о защите этой информации от несанкционированного доступа!

Пятый шаг – регламентация процессов управления (как локальных, так и удаленных). Регламенты планерок, совещаний, порядок контроля исполнения решений, ответственность за неисполнение все эти элементы должны быть регламентированы.
А так же  – формы отчетности (метрики KPI для этих форм мы определили на первом шаге), периодичность и порядок их заполнения, правила наименования файлов с отчетами и в каких папках они должны храниться. Обо всем этом следует позаботиться до момента организации удаленного управления.
В эти же регламенты прописываем порядок использования инструментов контроля поставленных задач, включая проектные задачи и инструменты оценки качества и своевременности их выполнения.

Это была присказка, теперь мы переходим к сказке.
Секреты и бонусы управления бизнесом онлайн
Борьба с разсинхронизацией сотрудников. Одна из опасностей удаленного управления и удаленной работы – рассинхронизация контактов. Что бы исключить эту проблему применяем инструменты планирования рабочего времени сотрудников на уровне корпоративных стандартов, которые определяют, как это отмечается в календаре, какими средствами связи можно достучаться до каждого сотрудника. Как сказал Глеб Архангельский, автор книги «Работа 2.0»  – «свобода и гибкость должны сочетаться с предсказуемостью и определенностью».
Сокращение затрат времени на совещания. Для всех видов совещаний (ежедневных оперативных, еженедельных планерок, информационных собраний, совещаний для принятия стратегических решений) применение  удаленного формата позволяет существенно ускорить продвижение проектов, собрать в одно время всех ключевых лиц, подключить к принятию решений сотрудников, находящихся далеко от вашего офиса и сильно облегчить вопрос визуализации информации в ходе совещаний. И, конечно, решить вопрос протоколирования.

Уменьшение количества сотрудников. Аутсорсинг, использование временного персонала и надомная работа.  
Реализовав первые пять шагов вы легко можете получать качественные результаты от переданных на аутсорсинг как процессов целых подразделений (например – бухгалтерского учета, юридического сопровождения, IT-сопровождения), так и процессов единичных сотрудников (например в случаях, когда найм в штат не оправдан в силу небольшой загруженности, а выполнять эти процессы все равно надо).
Так же легко решается вопрос организации надомной работы в ситуациях, когда сотрудник находится на больничном, в декретном отпуске, или характер обязанностей сотрудника позволяет ему работать вне офиса.

Исключаем ситуацию «кот из дома – мыши в пляс». Что бы ваш персонал не расслаблялся, как только вы покидаете пределы офиса применяем несколько читкодов:

  • Увеличиваем плотность информационного контакта с сотрудниками за счет регулярного проведения планерок, и усиливаем дополнительными телефонными звонками
  • Добиваемся абсолютной прозрачности времени, планов и задач сотрудников с помощью инструментов планирования рабочего дня и ежедневной отчетности о проделанной работе.
  • Увязываем материальную мотивацию сотрудников с их эффективностью. Эффективность определяем опять же на основе KPI.
  • Добавляем видеонаблюдение за процессом работы, учет присутствия в офисе и контроль запущенных на компьютере сотрудника программ.

Шестой шаг – облегчаем себе жизнь. Оказывается, вы, как руководитель, далеко не все свое время занимаетесь процессами, которые приносят высокую прибыль вашему бизнесу. Точно так же, как и ваши сотрудники, вы значительную часть времени тратите на ручное управление рутинными процессами.
Выделение рутинных процессов позволяет вам привлечь первый инструмент разгрузки времени – личного помощника. Выделите эти процессы и делегируйте их своему помощнику. Например, вместо того, что бы лично просматривать каждый отчет,   поручите это своему помощнику, и пусть он сообщает вам только о тех случаях, когда результаты отчетов отклоняются от норматива.
Перечисли остальные процессы, которые следует делегировать своему помощнику:

  • Контроль поручений
  • Планирование вашего рабочего дня, встреч и совещаний
  • Регламент хранения и обработки контактной информации
  • Ведение такой аналитики, как оценка успешности и своевременности выполнения поручений
  • Оценка KPI сотрудников
  • Ведение переписки и совершение информационных звонков
  • И т.п.

Седьмой шаг – обретение свободы. Если после предыдущего шага вы почувствовали значительную разгрузку от рутины, а результаты работы бизнеса продолжают вас радовать  – значит вы готовы к большему.
Наймите операционного руководителя в свой бизнес, делегируйте оставшиеся процессы управления, которые мы выстраивали с 1 по 5 шаг и начинайте осваивать новую профессию «собственник бизнеса», управляя уже не всеми сотрудниками своего бизнеса, а одним, и сохраняя при этом полный контроль!
Да, и не забудьте наделить своего операционного руководителя личным помощником.

О чем мы не успели вам рассказать. В концепцию работы онлайн очень хорошо ложатся процессы управления продажами и организации обучения и аттестации сотрудников.
Также мы стали останавливаться на технических элементах практической реализации наших шагов, во-первых, чтобы сохранить динамику и избежать скуки, а во-вторых, редакция хочет предложить для вас более интересный формат взаимодействия: для обсуждения практических способов реализации, и более подробного описания каждого из шагов мы предлагаем организовать для заинтересовавшихся 1-2-3 часовой вебинар! Обращайтесь в редакцию, пишите мне, будем рады это сделать для вас!

Статья была написана специально для журнала «Деловой Волгоград».
До новых встреч!
Виктор Анисимов.
Эксперт по увеличению продаж и развитию бизнеса,
старший управляющий партнер Агентства «Повышение прибыльности и управляемости бизнеса»
https://hyperprofit.ru
Тел. +79093889900

(Всего просмотров: 553 )

Мобильные помощники делового человека (самые необходимые мобильные приложения для руководителей и собственников бизнеса)

Представляю вашему вниманию пилотную статью о самых необходимых мобильных приложениях для руководителей и собственников бизнеса, а также для всех остальных активных людей. В этой статье вы познакомитесь с обзором основных потребностей делового человека, и какими мобильными программами, в качестве инструментов, эти потребности удовлетворятся.
При этом в обзорной статье мы не станем углубляться в их характеристики, сравнения, описания. А уже в дальнейшем мы предложим вам более подробные статьи по конкретным функциям, уже с обзором мобильных инструментов и их функционала.
Опишем свойство крупных категорий действий, жизненно необходимых для современного делового человека:

Обязательность и пунктуальность. Как ни куда не спешить и все успевать.

Управление проектами.

Мы рассмотрим не классический вариант project-менеджмента. Мы говорим об управлении собственными проектами для людей, которые стоят над исполнительской рутиной. Но которым, тем не менее, приходится привлекать группу исполнителей, распределять между ними ресурсы, ставить для них задачи (или контролировать постановку задач ими).

Управление информацией. Самая обширная категория действий, даже в сегодняшнем обзорном варианте.

Управление бизнесом. Как правило, деловые люди либо являются владельцами и руководителями собственного бизнеса, либо у них уже множество проектов, которые являются отдельными самостоятельными бизнесами и которые обязательно надо контролировать.

Путешествия и навигация.

Деловая активность сопровождается поездками. Даже, если вы совершаете эти поездки внутри одного населенного пункта. Для этого нужно планировать оптимальные движения по конкретным адресам и находить маршруты, как туда лучше добраться.

Управление финансами.

Один из основных инструментов, которые мы используем в своей жизни – это финансы. Соответственно, чем лучше мы их приобретаем и ими распоряжаемся, тем легче нам достигать своих целей. Напомню, что для современных людей финансы – это не цель, а средство для достижения других важных целей.
Повышение комфорта и качества жизни.

Эту категорию я расположил предпоследней, потому что все предыдущие – по сути, инструменты, которые в конечном итоге служат повышением комфорта и качества жизни.

Системные приложения для Android.

Существует большое количество сервисных программ, которые позволяют повысить стабильность работы устройств. Правильно, когда мобильные помощники выполняют свою функцию и помогают нам, а не мы занимаемся борьбой с зависаниями смартфонов и планшетов или с неожиданными падениями программ и потерей данных.
Еще раз напомню, что в этой обзорной статье вы познакомитесь только с названиями инструментов, которые, на наш взгляд, являются лучшими для реализации функционала свойственного для каждой категории.
Тем на менее, мы привели примеры этих программ, потому что мы хотим вызвать ваш интерес к этой теме, и дать вам возможность, если вы увидите какую-то свою проблематику в каком-то из этих категорий и разделов, для которой вы не нашли до сих пор оптимального решения, вы смогли бы, не дожидаясь, пока мы выпустим следующую статью, начать использовать эти инструменты.

Обязательность и пунктуальность, как никуда не спешить и все успевать. (Пресловутый тайм-менеджмент.)

Существует ряд программ, которые и позволяют реализовать и планировать задачи. Причем планировать их и для групповой работы, отмечать их выполнение, планировать ресурсы.

google календарь битрикс24 kaban tool
GoogleCalendar
bitrix24
kanbantool
MobisleNotes
MobisleNotes

Калькуляторы, которые позволяют вам вести математические и более сложные расчеты, мы тоже относим к этой категории.

Калькулятор
 

Калькулятор
 

МК 61-54
 

MathStudio

Часы, календари. Позволяют знать время в нескольких городах, странах, где вы часто перемещаетесь и где находятся ваши партнеры. Даже множественные будильники,
которые вам удобны для того режима просыпания, который вы обычно практикуете, тоже необходимый инструмент.

Часы Android
Часы
Встроенные часы

Управление проектами

Управление проектами предполагает использование ресурсов: финансовых, временных и т.д.
Для этого необходимо решать такие задачи, как определение необходимого количества ресурсов, распределение нагрузки между исполнительными человеческими ресурсами, контроль использования ресурсов, получение обратной связи по использованию ресурсов.

В процессе работы с сотрудниками по проекту, необходимо решать такие задачи, как координация, делегирование, контроль и мотивация.

bitrix24
Битрикс24
kanbantool
Asana: Team Tasks & Projects

Управление информацией

Для делового человека один из самых главных направлений управления информацией – это нетворкинг, установление и поддержание дружеских связей.
Главный инструмент не нетворкинга – это социальные сети. Обращаем внимание на те социальные сети, которые наиболее полезны для вашей деловой активности.

Facebook
LinkedIn
Вконтакте
Одноклас-
сники
Instagram
YouTube
Google+

Управление контактами. Мы в обязательном порядке используем инструменты, которые нам предоставляет Google, однако,на случай взлома аккаунта или получения персональных санкций мы рекомендуем связку из нескольких инструментов, которые позволяют сохранить и синхронизировать вашу базу данных контактов в самом полном виде с вашими локальными ресурсами.
Может быть, у меня слишком параноидальное отношение к сохранности моей личной информации (а любая информация, как только я узнаю, сразу же становится моей собственной!). И Google, и Apple, и Microsoft, и множество других крупных IT-компаний предлагают вам замечательные средства, что бы решить головную боль с управлением вашими контактами. Но есть одно НО. При этом вся ваша информация хранится где-то на серверах этих компаний.
Да, такое решение очень удобно. Как только вы подключаете новое устройство, весь ваш контактный лист со всей подробной информацией сам загружается всего через несколько минут. Но вспомните, как вследствие санкций жители Крыма в один момент лишились доступа к сервисам многих транснациональных и американских компаний, включая многие соцсети.
Именно поэтому я считаю, что мы обязательно должны пользоваться всеми этими удобными и качественными сервисами, и в то же время, следует «подстелить соломки» на случай, если вдруг что-то случится. Допустим, взломают ваш аккаунт. Или сервис, по каким то ведомым лишь ему признакам посчитает, что вы нарушили правила пользовательского соглашения, и удалит его.
Чтобы такого не случилось, мы рекомендуем связку из нескольких инструментов, которые позволяют сохранить и синхронизировать вашу базу данных контактов в самом полном виде с вашими локальными ресурсами.

gmail
Gmail+gsync+outlook

Своевременные поздравления с Днями рождения. Какой может быть нетворкинг без поздравлений своих контактов с днями рождения.
Используем программы, которые вас уведомляют об этих событиях, причем заранее. Если этот человек для вас очень важен, у вас будет время подготовить подарок или персональное поздравление. Да хоть с цыганским хором и тройкой лошадей!

день рождения

Email переписка. Добавляем сюда связку из облачных почтовых серверов и любимой программы работы с E-mail, работающей по протоколу pop3, вы получаете локальную копию вашей переписки, находящуюся на вашем персональном компьютере.

Gmail
Яндекс.Почта
Почта

 

Формирование и продвижение личного бренда.
Деловая активность не получит пользы от пассивного реагирования на то, что происходит в соцсетях. Для того, чтобы получить лучшие результаты, необходимо формировать и продвигать свой личный бренд. Вы должны управлять тем, как вас воспринимают и каким «Я» вы хотите выглядеть в глазах других людей. Это впечатление должно оставаться у людей и при первом знакомстве с вами, и при второй встрече, и должно только укрепляться напротяжении всего вашего общения.
Для этого мы активно используем инструменты соцсетей. Только постинг, лайкинг и инвайтинг мы делаем исходя из целесообразности того образа, который вы хотите донести до ваших контактов.

Facebook
LinkedIn
Вконтакте
Одноклас-
сники
Instagram
YouTube
Google+

Используем инструменты связи: чаты, голосовые звонки, видео звонки.

Skype
Viber
WatsApp
Telegram

Работа с изображениями, фотографиями, видео. Используем две категории инструментов: первая для того, чтобы вести съемку,
вторая – для просмотра фото и видео.

Camera FV-5
Галерея QuickPic
Встроенная камера
MX Player

Чтение электронных книг. Существуют две основных категории форматов для электронных книг:

 

  • Гипертекстовые – fb2, epub, и т.д. Это компактный формат, но для подготовки книги требует распознавания текста.
  • Графические – PDF и Djvu. Чаще всего предсьтавляют собой сканы книг. Сложнее в отображении и занимают больше места,
    но многие старые и редкие книги доступны только в таких форматах

Соответственно: Знакомимся с лучшими инструментами для удобного чтения такой информации:

cool reader
Cool Reader
FBReader
EBookDroid – PDF & DJVU Reader

Личная подпись под документом. Наверняка, у вас есть, и даже не одна электронная цифровая подпись. По стандартам РФ
ЭЦП используется на торгах, для подписания документов передаваемых в налоговую и т.д. На данный момент, нет ни одного мобильного программного
средства, которое позволяет реализовать Российские стандарты ЭЦП. Тем не менее, в мировой практике есть инструменты, которые имеют юридическое
признание более, чем в 100 странах.

SignEasy:Sign & Fill Documents
DocuSign

Сканер для визиток. Носить с собой пачку визиток в наше время – это глупо. Проще их сразу отсканировать автоматически получить
всю информацию в контактном листе.

CamScanner -Phone PDF Creator
ABBYY FineScanner

Используем инструменты для доступа в Internet: браузеры.

Opera
Google Сhrome
Встроенный браузер

Аудио информация. Различаем необходимость, как сохранять новую аудио информацию, так и прослушивать. Запись телефонных переговоров
– обязательна!

Встроенный диктофон
Folder Player
Запись звонков (Звондик)
AIMP

Работа с документами. Для деловой переписки форматы Microsoft Office еще долго будут оставаться в качестве
основного стандарта. Соответственно, используем инструменты для работы с файлами таких стандартов (Word, Excel, Power Point и др.):

Microsoft Office Mobile
Google Документы
Polaris Office + PDF

Блокнот для деловых и личных записей. Блокноты бывают как для самых простых заметок, так и для структурированных с
возможностью поиска по разным категориям.

Встроенные заметки
Google Keep – заметки и списки
Evernote

 

Мобильный сканер документов. Благодаря разрешению фото-модулей и сложности ПО смартфонов, можно полностью обойтись без сканера!
Вы просто используете программное приложение и сразу получаете скан документа, обрезанный по границам и с исправленной геометрией.

CamScanner -Phone PDF Creator
ABBYY FineScanner

Сканер QR-кодов. Хотя эта технология перестала казаться панацеей для всех решений, она удобна, когда нужно удобно закодировать
информацию и сделать ее помехоустойчивой. А значит – нам нужна возможность ее раскодировать.

QR Droid Private

 

Хранение информации. Облачные системы – это добро, потому что вы получаете возможность доступа к информации из любой точки мира.
И это зло, потому что контролируете вашу информацию не вы. В любой момент может произойти проблема с аккаунтом, производитель может прекратить свою деловую активность. Если вы не позаботились о дублировании вашей информации из облака в какое-то локальное ваше хранилище, то вас ждут проблемы. Если будет интересна тема, как организовать хранение информации в этих связках – обращайтесь, мы обязательно подготовим такой материал.

Dropbox
Google Диск
Облако Mail.Ru
Яндекс.Диск
Microsoft OneDrive
BitTorrent Sync

Упорядочивание информации.

Когда информации становится много, она подобно скомканной веревке склонна перепутываться и теряться.
Более того, мы, смутно помня о каком то знании, теряем способность его быстро отыскать, и нам приходится последовательно перебирать каждый файл и каждую папку в его поисках. И это еще среди однотипных документов, например фотографий или документов word. В случае, если к одному блоку информации относится
множество файлов различных типов, ситуация ухудшается еще больше.
Попытки найти способ решения этой проблемы предпринимались тоже очень давно (собственно древовидная структура папок с файлами- одна из таких попыток организации информации), однако все более менее простые решения упираются в проблему одновременно умных и красивых из известного анекдота. Выбрав приоритетным один тип классификатора мы теряем возможность одновременно применять другие. И в результате поиск конкретной информации и, тем более, моментальное восприятие нами всей картины в целом сильно усложняется.
Только недавно появились инструменты, ориентированные на человеческое восприятие и позволяющие удобно анализировать большие объемы информации. Первой появилась технология MindMaps (интеллектуальных карт). Сейчас появился еще один удобный инструмент – фактически, это каталогизатор информации, который позволяет каталогизировать информацию как минимум двумерным способом: и по папкам и по хештегам.

Evernote
Mindjet Maps for Android
MindMeister (mind mapping)

Преобразование информации. Сбор информации. Мы считаем, что это не то, чем нужно лично заниматься современному деловому человеку вообще, тем более – с использованием мобильных устройств. Давайте лучше делегировать эту работу помощникам, которые будут это делать в условиях офиса с использованием полноценных компьютеров.
А вот если вас заинтересует, как лучше организовать сбор и обработку информации – обращайтесь, расскажем.

Защита информации.
О защите информации стоит побеспокоиться. Что же нужно защищать? В первую очередь – ваши пароли доступа. Вы можете иметь множество ресурсов и девайсов, которые требуют ввести пароль. Соответственно, если мы все будем записывать на бумажке, то ни к чему хорошему для вас это не приведет.
Менеджер паролей сохраняет и защищает ваши пароли, и если ваше устройство кто-нибудь украдет, то не сможет их узнать. Даже если хитрый вирус проберется в ваше устройство, все равно злоумышленник не получит доступа к вашим паролям.

KeePassDroid
mSecure Password Manager
LastPass Password Manager
1Password – менеджер паролей
Сейф+
aWallet Password Manager

Антивирусы. Они то и нужны для того, чтобы никакие хитрые вирусы к нам не пробирались. Поскольку Андроид – это особо доработанный компанией Google Linux, со своими дырами и возможностями несанкционированного доступа (тем более, что по мере развития Android соответственно в нем образуются и новые дыры), то есть злоумышленники, которые создают вредоносные программы что бы при помощи этих ошибок получить доступ к вашему устройству.
Антивирусы предотвращают вред от таких программ, что особенно важно, если вы в поиске информации забираетесь на недоброкачественные сайты или устанавливаете ПО, которое получено от непроверенных источников.

Avast Mobile Security & Antivirus
AVG Антивирус для Андроид
Eset Mobile Security & Antivirus
Kaspersky Antivirus & Security

Средства шифрования.
Что можно и нужно шифровать? Используйте шифрование звонка и даже его запись, произведенная на уровне мобильного оператора, не даст посторонним понять, о чем вы говорите. Шифрование телефона – если ваш телефон попадет в руки злоумышленников, и они будут использовать аппаратные средства доступа к чипу с памятью, то вся память телефона окажется зашифрованной. Шифрование файлов. Удобно, если есть только некоторые файлы, информация в которых должна остаться недоступной никому, кроме вас. Шифрование чатов. Защитите вашу переписку в чатах. Например, защиту Telegram пока ни кто не смог обойти.
Должен, правда отметить, что чем сильнее защита, тем медленнее и сложнее ваш собственный доступ к защищенной информации. И тем выше риск, что в скором времени вы от раздражения просто отключите всю защиту. Так что, какие из перечисленных инструментов действительно нужны вам, решайте сами.

The Red Phone
Cryptonite
Encdroid Multi Cloud
Silent Phone – private calls
Cryptia Защищенное Хранилище
EDS (Encrypted Data Store)

Управление бизнесом

Многие из вас являются владельцами бизнеса, или даже нескольких. При помощи мобильных устройств вполне возможно организовать даже оперативное управление бизнесом, правда со стратегической точки зрения гораздо правильнее, так прописать бизнес-процессы, чтобы операционное управление делегировать наемному исполнительному директору. Себе нужно оставить уровень стратегии и развития бизнесов и контроль на уровне собственника. Для этого есть удобные программные решения.

Контролируем отчетность:

Weekdone – weekly team reports

bitrix24
Мегаплан

Управляем организационными изменениями:

bitrix24
Мегаплан
kanbantool

В качестве универсального средства – пользуемся облачными средствами для хранения и передачи файлов.

Удаленный рабочий стол Chrome
TeamViewer-удалённый доступ
Microsoft Remote Desktop
Parallels Access
VNC Viewer
RemoteToGo RDP/VNC For Android

Если тема удаленного управления и организации бизнеса для вас действительно актуальна, почитайте Глеба Архангельского «Работа 2.0». Основные концепции там прекрасно раскрыты. Так же принимаются заявки на очередной материал, который бы рассказал подробнее об организации операционного управления компанией.
Самое главное для собственника – в любой момент иметь доступ к самой главной информации, показывающей, насколько верно функционирует ваш бизнес и насколько реальные результаты расходятся с запланированными. Не загружая себя при этом излишними подробностями. И второй по важности элемент организации контроля – обладать возможностью «провалиться» в более детальную информацию, вплоть до уровня исполнителя, чтобы посмотреть, где именно что-то пошло не так.
При этом помним о двух основных категориях ошибок:

  1. Ошибка исполнителя, которая возможна на любом уровне. Начиная от рядового сотрудника, заканчивая ошибкой исполнительного директора.
  2. Системная ошибка. Когда-то вы идеально выстроили все процессы, но сейчас изменились внешние условия и ваши процессы перестали полностью им отвечать. Соответственно, делая действия, которые ранее были правильными, ваши сотрудники получают не самые лучшие результаты. Обнаружив такую ошибку, вы должны вмешаться в эти процессы, разобраться, в чем причина и внести в них изменения.

Основной результат правильно выстроенной системы управления – дать вам возможность уделять вашему бизнесу столько времени, сколько вы хотите. Если вы хотите 12 часов находиться внутри вашего бизнеса, жить им, и вы получаете от этого удовольствие – так и поступайте. Если вы хотите уделять бизнесу 1 час в неделю, сохраняем при этом над ним полный контроль, значит уделяйте 1 час в неделю. Если вы можете это сделать, значит, вы правильно выстроили управление бизнесом (а вот это невозможно без инструментов удаленного управления).

Для удаленного контроля продаж используем облачные CRM системы:

bitrix24
Мегаплан

Удаленный рабочий стол.Если вам необходимо использовать программное обеспечение, которое в принципе невозможно на мобильных устройствах, то возможно запустить его на настольном компьютере или ноутбуке, и управлять ими удаленно, наблюдая за экраном и даже слыша звуки, через ваше мобильное устройство.

Удаленный рабочий стол Chrome
TeamViewer-удалённый доступ
Microsoft Remote Desktop
Parallels Access
VNC Viewer
RemoteToGo RDP/VNC For Android

Путешествия и навигация

Какие инструменты полезны в этой области жизни делового человека.

Карта города с контактами организаций. Если вы собрались куда – то ехать, неплохо бы узнать адрес и как вообще туда проехать. Согласитесь, чем ходить кругами с телефоном, тратить время и нервы на эти поиски, лучше проложить маршрут с точностью до подъезда! Установите, в конце концов, какую-нибудь из этих программ:

2ГИС: справочник и навигатор
Google Мои карты
Яндекс.Карты

Заказ авиа и железнодорожных билетов. Для путешествий между городами и странами существуют удобные средства, облегчающие заказ билетов, контроль за расписанием транспорта, информирование о какие-либо изменениях и т.д.

TripIt: Travel Organizer
Google Trips
Яндекс. Транспорт
РЖД Билеты на поезд
Аэрофлот

Информеры погоды. Очень удобно сразу знать погоду в любой точке земного шара.

Gismeteo
Яндекс.Погода
AccuWeather
Атмосферное давление

Навигация по растровым и векторным картам

Навител Навигатор GPS & Карты
Garmin
SASPlanet
Яндекс.Навигатор

Если вы собрались в другой город или страну, хорошо бы иметь возможность заранее спланировать, где вы будете останавливаться. Сервисы бронирования гостиниц и гиды по городам очень сильно облегчают жизнь и позволяют заранее избежать всех неудобств.

Booking.com бронь отелей
TripAdvisor: отели, рестораны

Заказ такси

RuTaxi
Uber – лучше, чем такси
Gett (GetTaxi) – Заказ Такси
Яндекс.Такси

Управление финансами

Учет личных финансов. Деньги любят счет. Чем выше ваша деловая активность, тем больше появляется статей доходов и расходов: накопления, инвестиционные накопления, персональные инвестиционные бюджеты, накопления на серьезные расходы.

Где Деньги?
Home Budget with Sync
Spendee
MoneyWiz 2 Финансовый Помощник
CoinKeeper: учет расходов
Транжира – учет финансов
Дзен-мани (Paid)

Мобильный банкинг.Возможность оплаты в любой момент. Очень удобно, очень хорошо и очень нужно.

Сбербанк Онлайн
Альфа-Банк (Alfa-Bank)

Оплата банковской картой в телефоне.Если выше устройство оснащено NFC-чипом, то вы можете ввести в него все ваши банковские карты и расплачиваться, просто поднося мобильный телефон к терминалу.

Кошелёк

Прием платежей. Есть возможность превратить ваш смартфон в кассовый терминал.

2can – mPos
2can для Яндекс.Кассы

Мобильные приложения для получения скидок. Существуют программы лояльности, которые реализованы через мобильные приложения. Такие программы лояльности позволяют вам накапливать баллы и бонусы, и расплачиваться этими баллами за их услуги и товары.

UDS Game

Приложения торговых интернет-площадок

AliExpress Shopping App
Amazon Shopping
eBay – Купить и Сэкономить
Объявления Avito

Повышение комфорта и качества жизни

Любые финансовые, интеллектуальные успехи обесцениваются при проблемах со здоровьем. Здоровье – главная составляющая компонента качества жизни, поэтому используются помощники, которые позволяют нам улучшать здоровье.

Инструменты для общего контроля

Samsung S health
Runtastic – Бег и фитнес
Google Fit – фитнес-трекер

Для тренировок йоги

Yoga.com
Мудры

Расписание кино, театров, выставок и музеев

Афиша — гид по развлечениям
Яндекс. Киноафиша
КиноПоиск

Инструменты для фитнес-тренировок

Фитнес тренер FitProSport FULL
Спортсмен PRO. Тренировка
GymUp Pro

А также таймеры, пригодные для любого вида спорта

Гибкий интервальный таймер
Табата. Таймер для тренировок
Интервальный тренер

Разные улучшатели качества жизни

Лучший фонарик – факел
Вспышка на звонок (old ver.)
Как завязать галстук Про

Системные приложения для Android

Пару слов о системных приложениях для Аndroid. Если вдруг вы работаете с информацией так же много, как я, то файловые менеджеры – очень важный элемент работы.

Total Commander
Ghost Commander файл-менеджер
ES Проводник
Root Explorer

Разное.

А вообще, эта тема заслуживает отдельной, да и не одной статьи. Поэтому оставим выбор читателям – пишите в комментариях, какие области применения инструментальных приложений вам наиболее интересны. А я, в свою очередь, подробно расскажу вам о лучших практиках решения этих вопросов.
Большое спасибо за внимание. Я надеюсь, что мой рассказ о мобильных помощниках современного делового человека был для вас полезен. Мы обязательно продолжим эту тему.

(Всего просмотров: 818 )

Тренинг Тайм-менеджмент 03 марта 2013 года для компании Арт Бизнес Консалтинг

3 марта провел тренинг “Тайм-менеджмент” для клиентов моих добрых партнеров, компании Арт Бизнес Консалтинг.

На тренинге рассматривали все вопросы управления временем: начиная с общих принципов, включая практический набор инструментов и алгоритмов тайм-менеджмента и заканчивая простейшим вариантом управления проектами.

Спасибо всем участникам, работа удалась! Учту ваши замечания и добавим в следующий тренинг больше практики.

Поскольку наибольший интерес вызывали вопросы, как использовать тайм-менеджмент в работе и управлении, приглашаю всех желающих

  • 23 марта 2013г. на тренинг Построение системы продаж  – сценарии взаимодействия с клиентами.
  • 30 марта 2013г. на тренинг Наведение порядка в бизнесе.

Вы научитесь, как построить один из трех основных блоков эффективной системы продаж, и как выстроить эффективную и надежную систему управления своим бизнесом.

Практики будет очень много.

Записывайтесь по телефону 503477 прямо сейчас!. Организатор тренингов компания “Арт Бизнес Консалтинг”.

Виктор Анисимов.

Тренинг Тайм-менеджмент 03 марта 2013 года для компании Арт Бизнес Консалтинг Тренинг Виктора Анисимова Тайм-менеджмент. 03 марта 2013 года
Тренинг Тайм-менеджмент 03 марта 2013 года для компании Арт Бизнес Консалтинг Тренинг Тайм-менеджмент 03 марта 2013 года для компании Арт Бизнес Консалтинг
Тренинг Тайм-менеджмент 03 марта 2013 года для компании Арт Бизнес Консалтинг

(Всего просмотров: 1766 )

Видеокаст Ключевые компетенции руководителя

Спасибо, что заинтересовались нашими материалами по умножению эффективности продаж и наведению порядка в своем бизнесе!

Для удобства материалы в постах сгруппированы по тематике. При поступлении новых материалов посты будут обновляться.

+

#1. Видеокаст Ключевые компетенции руководителя

 

(Всего просмотров: 1778 )

Персональная эффективность руководителя: Целеполагание для руководителя

Спасибо, что заинтересовались нашими материалами по умножению эффективности продаж и наведению порядка в своем бизнесе!

Для удобства материалы в постах сгруппированы по тематике. При поступлении новых материалов посты будут обновляться.

+

#1. Аудиокаст Мастер-класс “Целеполагание, целедостижение, самокоучинг”

(Всего просмотров: 2070 )

Персональная эффективность руководителя: Ключевые компетенции руководителя

Спасибо, что заинтересовались нашими материалами по умножению эффективности продаж и наведению порядка в своем бизнесе!

Для удобства материалы в постах сгруппированы по тематике. При поступлении новых материалов посты будут обновляться.

+

#1. Видеокаст Ключевые компетенции руководителя

(Всего просмотров: 2373 )

Войти
Авторизация
*
*
Регистрация
*
*
*
*
captcha
Генерация пароля
Анонс
Партнеры