Перспективное управление финансами – руководство для собственника

Продолжаем знакомиться с «лайфхаками» для собственников бизнеса.   В предыдущих статьях мы узнали, как создавать потоки клиентов, как эффективно конвертировать эти потоки в деньги покупателей, клиентов и заказчиков. Даже как организовать стабильное и не обременительное управление бизнесом в целом.  
Есть еще одна головная боль собственника и руководителя бизнеса – это управление финансами. И сегодня мы узнаем, какие решения позволяют  от нее избавиться!

«Финансы поют романсы»

Для начала давайте, все-таки, перечислим самые типичные проблемы собственника, связанные с управлением финансами:

  • Нет тотального контроля и управления финансами – только «посмертный» учет по факту, когда нет возможности изменить полученные финансовые результаты
  • Нет возможности смоделировать результаты возможных решений и выбрать оптимальное, приходится рисковать на бизнесе «вживую» и принимать риски
  • Постоянное управление в антикризисном режиме
  • Регулярные кассовые разрывы, возникающие непредсказуемо и всегда в самый неподходящий момент
  • В принципе отсутствует возможность планирования и управления прибылью, что приводит к ее потере в размере до 50%
  • Постоянные  перерасходы и нехватка оборотных средств, вследствие чего приходится пополнять их на маловыгодных условиях
  • Позднее получение отчетов, невозможность своевременного принятия финансовых решений, при этом эти отчеты чрезмерно запутаны, а нужной информации в них нет.

«Как есть» – чаще всего используемые инструменты финансового управления

Как правило, для прогнозирования, управления, и контроля финансов используется  нескольких общепринятых в мировой практике аналитических форм:
Бюджет доходов и расходов, который является, по сути, финансовой моделью предприятия и позволяет вести планирование расходов и контроль лимитов бюджета по каждой из статей, а так же планировать доходы компании и контролировать факт их поступления. На основании чего производить расчет прибыли на периоде планирования. Ведется, как правило, по месячным периодам.

Платежный календарь, предназначенный для управления каждым платежом и поступлением, и позволяющий анализировать уже на основе детальной информации план, прогноз  и факт прибыли по итогам месяца. Самые лучшие платежные календари позволяют, кроме того получать перспективный прогноз финансовых рисков.
Конечно, такие аналитические формы может легко набросать за пару часов в Excel каждый собственник (и если вы их еще используете – самое время этим заняться!), но получению максимального эффекта мешает два серьезных препятствия: проблема ручного сбора и занесения данных по каждому платежу и поступлению, и проблема большого числа версий этих форм при попытках планировать и прогнозировать разные варианты развития событий. Именно поэтому в ручном режиме эти инструменты используются далеко не в каждом бизнесе.
А вот такие производные аналитические отчеты, как Отчёт о движении денежных средств, Отчет по остаткам денежных средств, Отчет о прибылях и убытках, Отчет о дебиторско-кредиторской задолженности, Отчет о налогах, Отчет по проектам причем в прогнозном и фактическом разрезах, к сожалению простыми таблицами Excel, получить  уже не удастся.  
Хотя именно эта информация и способна позволить собственнику принимать обоснованные финансовые решения.

 

 «Как хотелось бы» – идеальный инструмент для управления финансами компании

Сначала уточним задачи, которые должен решать такой инструмент:

  • Обеспечить переход от учета к управлению  — дать возможность перейти от «посмертного учета» к «Управлению по отклонениям»
  • Предоставить единый формат быстрого решения любых задач управления финансами
  • Создавать и оптимизировать бизнес-модель предприятия, как в целом, так и по каждому направлению
  • Обеспечить расчет прибыли методом начисления
  • Организовать контроль лимитов по статьям доходов и
    расходов
  • А самое главное, обеспечить ПЕРСПЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ финансами  и дать возможность перейти к управлению перспективой вместо анализа результатов по свершившемуся факту

Для их решения идеальный инструмент финансового управления обязательно должен такими чертами, как:

  • Низкая стоимость внедрения и владения
  • Возможность автоматического быстрого сбора данных для анализа из любых источников – программы бухгалтерского учета, банковских выгрузок, любых собственных аналитических форм на Excel
  • Простое и быстрое планирование в нескольких версиях (план, факт, whatif, риски), план-фактный анализ
  • Легкое изменение данных: версионности, ответственных, контрагентов, расчетных счетов, дат, возможность создавать множество операций по образцу
  • Удобное представление отчетов и возможность настраивать их любую детализацию
  • Возможность использовать как минимум три способа оптимизации оборотных средств, такие как:
    • Контроль и перераспределение излишков денежных средств по будущим остаткам
    • Прогнозирование кассовых разрывов и моделирование вариантов их эффективного преодоления.
    • Контроль лимитов оперативного исполнения бюджета месяца по статьям
  • Способность ведения аналитики  по множеству  юр. лиц, подразделений и проектов
  • Возможность  заложить в бюджет риски проектов
  • Возможность быстро и детально обосновать цифры по доходам и расходам, заложить риски и увидеть реальную прибыль, на которую ваше предприятие может выйти и понять, как ее добиться
  • Жесткий контроль прибыли по каждому из направлений деятельности отдельно и по всей компании
  • Полный контроль платежей и остатков на месяц вперед, позволяющий предвидеть появление кассовых разрывов за пару недель, а значит – успевать их предотвращать
  • Контроль в реальном времени лимитов по статьям затрат, возможность прогнозировать возможные перерасходы, а значит — влиять на прибыль
  • Запас в 2 недели на принятие правильных обоснованных по цифрам решений, с учетом всего бизнеса  за счет управления будущими операциями

В итоге  мы получаем беспроигрышную схему управления финансами своего бизнеса:

1. Разрабатываем основные классификаторы – расходные статьи бюджета, доходные статьи бюджета, основные контрагенты, проекты, расчетные и прочие счета, юридические лица и любые другие центры генерации прибыли и убытков, лимиты по статьям бюджета и т.п.
2. Распределяем, какие доли затрат по каким статьям ложатся на какие проекты и на какие центры генерации прибыли и убытков
3. Заполняем версию «прогноз» платежного календаря на квартал/год по расходам, и получаем планы продаж по фактическим направлениям для выхода на желаемую норму прибыли.
4. Заполняем версию «план» платежного календаря не следующий месяц по расходам, и ожидаемым поступлениям от деятельности.
5. Ведем деятельность, изменяя при необходимости сроки и размеры плановых платежей и заменяя для осуществленных платежей версию «план» на «факт». При этом ежедневно контролируя прогноз прибыли и угрозу наступления кассовых разрывов. Обнаружив отклонение от прогнозируемой прибыли или прогноз кассового разрыва, принимаем решения по изменениям в расходной части (уменьшаем статьи бюджета на этот период, переносим платежи) и воздействуем на персонал для интенсификации поступлений (управленческий пинок) пока отклонение не будет устранено.  
6. Планируем следующий месяц работы. Простым копирование переносим расходную часть в план следующего месяца, изменяем версии расходных платежей на «план», заполняем версию «план» платежного календаря на по ожидаемым поступлениям от деятельности.
7. Повторяем пункты 5 и 6 до окончания года.
8. Дополнительно, ежемесячно, на основе  вторичных аналитических форм анализируем эффективность своего бизнеса в целом и принимаем решения по его оптимизации:

На основе Отчета о проектах  — решения об остановке и запуске проектов

На основе Отчета о дебиторско-кредиторской задолженности -с какими контрагентами продолжать работу

На основе Отчета о налогах  — способы их оптимизации.

А по каким пора готовить судебные иски

 

В итоге вы, как собственник, полностью перестаете зависеть от доброй воли и квалификации ваших бухгалтеров. Лично мне такая свобода в управлении бизнесом очень нравится.

Как решить

Вы можете мне возразить, что не прочитали в этой статье ничего нового, и не узнали такого, чего нельзя получить при помощи бухгалтера и программы 1С:Бухгалтерия или 1С:Предприятие.
Не соглашусь! Самое большее, вы можете похожие по содержанию отчеты только при весьма глубокой настройке аналитического учета 1С, только руками бухгалтера (причем – только высококвалифицированного, а значит — дорогого), а самое грустное – только по свершившемуся факту  за период не короче месяца, и только по каждой компании отдельно.
И уж точно с использованием 1С вы не сможете получить аналитики на любую перспективу, на любой период,  в консолидированном виде по всем вашим направлениям бизнеса (включая те, по которым вы не ведете бухгалтерского учета) и с разбивкой по конкретным проектам – как внутри одного предприятия, так и захватывающего несколько компаний.
Я тоже постоянно сталкивался с рисками неоптимального финансового управления – и как наемный руководитель компаний, и как основатель собственного бизнеса. И на протяжении многих лет пробовал  различные инструменты решения этой проблемы, которые по степени защиты от финансовых рисков можно условно разделить на 3 категории.
Первая – управленческий учет по аналитическим статьям расходов и доходов в программах 1С:Бухгалтерия или 1С:Предприятие. Плюсы – вы понимаете, в каком размере и по каким статьям компания совершает расходы. Минусы — это посмертный учет. Расходы уже совершены, а доходы уже получены, и вы не в состоянии оказать на их размер никакого влияния. Полное отсутствие страховки от кассовых разрывов.
Вторая – Внедрение бюджетирования с использованием Excel. Плюсы -  вы планируете свои расходы, и можете хотя бы приблизительно спрогнозировать  общую прибыль за продолжительный период, например квартал или год. Вы можете контролировать соблюдение пределов расходов по статьям бюджета. Минусы – при возникновении незапланированных расходов у вас нет возможности    оценить  их влияние на прибыль даже в масштабах года. Требуется привлечение специалиста по финансам для создания и поддержки актуальности системы бюджетирования
Третья  — системы Business Intelligence. Минусы  — подавляющее большинство дорого внедрять. Плюсы – все те возможности, которые я описал выше. 
Я попробовал управлять бизнесом, используя все три категории управленческих решений, но наилучшего результата мне удалось достичь, только когда я перешел на продукт из категории Business Intelligence — JFOR BI: БЮДЖЕТИРОВАНИЕ.

Так что все, что написано в статье  — результат моего практического опыта.
Буду рад, если этот материал оказался вам полезен и показал путь к оптимизации управления финансами для вашего бизнеса. Понятно, что рамки статьи не позволяют более подробно описать все шаги практической оптимизации финансового управления, да и наверняка я не смог даже просто перечислить все возможные проблемы в этой области.  Если вас заинтересовало содержание этой статьи, но остались вопросы – обращайтесь. С радостью помогу вам советом.
Статья была написана специально для журнала «Деловой Волгоград».
До новых встреч!
Виктор Анисимов.
Эксперт по увеличению продаж и развитию бизнеса,
старший управляющий партнер Агентства «Повышение прибыльности и управляемости бизнеса»
http://hyperprofit.ru
Тел. +79093889900

(Всего просмотров: 377 )

Анонсы и подарки
Рубрики
Загрузка карусели...



Мой статус

Принимаем Z-Payment
Принимаем QIWI-Кошелек
UWCart: сайт с платным доступом + интернет-магазин на WordPress
Партнеры